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03/12/2014

„Sinnvoller Umgang mit der Papierflut“

Viele Chefs von KMUs verbringen österreichweit viel Zeit mit IT-Belangen, so das Fazit einer aktuellen Studie.

Doch der Trend geht weiter in Richtung Auslagerung von IT-Leistungen. Wo sonst Kosten gespart werden können, verriet Johannes Bischof, Geschäftsführer von Konica Minolta Business Solutions Österreich, im Gespräch mit dem KURIER.

KURIER: Sie haben gerade mit dem IT-Radar 2014 eine aktuelle Umfrage unter österreichischen KMU durchgeführt. Was ist eine der wichtigsten Erkenntnisse?

Johannes Bischof: Wir haben äußerst interessante Informationen über den Status Quo und den Stellenwert von IT in Unternehmen erhalten. So beschäftigen sich etwa mehr als zwei Drittel der heimischen Chefs bis zu fünf Stunden pro Woche mit IT-Problemen, statt sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren. In 16 Prozent der Fälle sind es sogar mehr als zehn Stunden. Das Thema externe IT-Anbieter gewinnt immer mehr an Bedeutung. Knapp ein Viertel der Unternehmen setzt bereits auf diese Variante. Ein weiteres Viertel plant, in Zukunft noch mehr externe Experten einzubeziehen.

Was haben Sie noch herausgefunden?
Fast 85 % der KMU sehen in effizient gestalteten Arbeitsabläufen mit Hilfe einer intelligenten, elektronischen Dokumentenverwaltung eine große Herausforderung. Tatsache ist, dass die Anzahl der Dokumente unaufhörlich steigt. Daraus ergeben sich viele Fragen, etwa wer welche Dokumente produziert und was damit macht, also ob sie aufgehoben werden müssen oder nicht. Enterprise Content Management ist dafür eine gute Lösungsmaßnahme, denn ein gutes Prozessmanagement spart Kosten.

Apropos: Auffällig ist das offenbar geringe Wissen rund um die Druckkosten...
Ja, das ist erstaunlich. Zwar sind die Kosten in diesem Bereich in den vergangenen Jahren um 43 % gestiegen. Aber mehr als ein Drittel der Unternehmen wissen gar nicht, wie viel sie überhaupt dafür ausgeben. Die Druckkosten liegen hier bei 1 bis 3 % des Umsatzes, wenn sie unkontrolliert bleiben.

Wie lässt sich das in den Griff bekommen?
Durch ein optimiertes Output-Management. Ein Konsolidieren der Druckerflotte bringt dabei eine Kostenersparnis von 15 bis 30 %. Der Vorteil besteht darin, dass alles aus einer Hand erfolgt. Das heißt, für Beratung, Hard- und Softwareimplementierung sowie Betrieb und Wartung der Druckerinfrastruktur ist ein externer Dienstleister zuständig. Früher war damit meist die IT-Abteilung beschäftigt, jetzt geht immer mehr der Trend in Richtung Outsourcing von Kompetenzen. Heute wird der Druck ausgelagert, ebenso wie ganze Rechenzentren.

Wie sieht das in der Praxis aus?
Der Fokus liegt auf einem sinnvollen Umgang mit der Papierflut. Immerhin werden bis zu 20 % der Ausdrucke gar nicht abgeholt. Abgesehen von Sicherheitslecks, die entstehen – oft bleiben auch sensible Daten liegen –, leidet die Effizienz und die Umwelt wird belastet. Hier ist eine ID-Karte für Mitarbeiter eine gute Lösung: Der Druckauftrag wird initialisiert, bleibt dann bis zu 24 Stunden in einer Art Warteposition und wird freigegeben, wenn ihn der Mitarbeiter beim Drucker direkt aktiviert. Auf diese Weise druckt man nur aus, was man wirklich braucht.

Inwieweit findet hier ein Umdenken statt?
In unseren heutigen wissensbasierten Jobs, in denen es laufend darum geht, Informationen zu verarbeiten, sind wir mit einer Menge Dokumenten konfrontiert. Oft bedenkt man nicht, dass es sich auch beim Öffnen einer Homepage oder von eMails um Dokumente handelt. Allerdings gibt es Bestrebungen, die Papierflut einzudämmen, selbst in der Verwaltung. Viele Unternehmen investieren daher zunehmend in einen elektronischen Rechnungs- oder Aktenlauf.

Glauben Sie an ein papierloses Büro der Zukunft?
Dieser Begriff ist schon 20 Jahre alt und noch immer verwenden wir Papier im Büro. Das lässt sich nicht wirklich verhindern, weil die Bedürfnisse sehr unterschiedlich sind und sich viele Menschen gerne auf das verlassen, was sie angreifen können. Dennoch glaube ich, dass sich langsam etwas ändern wird. Das Bewusstsein ist heute schon ein ganz anderes als noch vor ein paar Jahren. Zudem stellen sich die Arbeitsabläufe immer mehr aufeinander ein. Und so werden sich z.B. elektronische Besprechungen via Tablet vermehrt durchsetzen und normal werden.

Und wie halten Sie es selbst mit weniger Papier?
Ich setze auf eine sinnvolle Kombination. Kaum jemand hätte sich früher vorstellen können, dass eBooks einmal so gut ankommen würden. Ich mag beides – elektronische Bücher haben einfach viele Vorteile, unter anderem haben sie nur ein geringes Gewicht, was auf Reisen sehr praktisch ist.

Webtip: www.konicaminolta.at

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