Wie Sie den nächsten E-Mail-Fauxpas verhindern können

Zuerst war es die E-Mail von SORA, die Anfang vergangener Woche versehentlich an 800 Personen statt an die SPÖ erging. Und nur eine Woche später liefert die ÖVP ihren persönlichen E-Mail-Fauxpas, weil sie den Plan für einen U-Ausschuss versehentlich nicht an den eigenen Klubmitarbeiter verschickt, sondern an die Neos.

Dass gerade in der Hektik oftmals Fehler beim Versenden von E-Mails passieren können, kennen wir vermutlich fast alle selbst aus folgendem Szenario beim Schreiben einer E-Mail:

"Im Anhang finden Sie das Dokument/den Lebenslauf/die Bewerbung, etc." - und dann drückt man frohen Mutes auf "Senden", nur um in der gleichen Nanosekunde draufzukommen, dass man besagten Anhang vergessen hat. Gegen dieses Problem gibt es nur wenig Hilfe. Am Ende des Tages hilft nur Sorgfalt. 

Für andere Fehler, Fauxpas und Probleme mit E-Mails, gibt es allerdings sehr wohl Abhilfe. Wir haben die 5 wichtigsten Tipps für Sie zusammengefasst.

E-Mail zurückrufen

Eines der neuesten Features in den vergangenen Jahren ist die Möglichkeit, eine E-Mail zurückzurufen. Das bedeutet, dass man die verschickte Nachricht für den Empfänger wieder löscht. Dabei ist es von Mail-Programm zu Mail-Programm unterschiedlich, wie lange man dafür Zeit hat.

• In Outlook kann man in der Desktopversion die E-Mail am längsten zurückholen. Nämlich so lange, wie der Empfänger die Mail nicht liest. Danach ist die Möglichkeit natürlich dahin. 
• Bei Gmail, dem Dienst von Google, hat man für die Rückholaktion gut 5 Sekunden Zeit. Als Vorsichtsmaßnahme, falls einem so etwas schon einmal passiert ist, kann man sogar vorab einstellen, dass der Versand von E-Mails generell ca. 30 Sekunden verzögert wird, ehe sie hinausgeschickt werden. Damit hat man auch bei künftigen Fauxpas genug Zeit, seinen Fehler wiedergutzumachen. 
• Bei Apples Mail-App hat man dann schon 10 Sekunden Zeit, um den Versand zu widerrufen. In der App am iPhone wird dies im unteren Bereich der App nach dem Verschicken angezeigt. Bei der Mail-App am Mac kann man in der Seitenleiste den entsprechenden Befehl erteilen.
• Bei jenen unter Ihnen, die GMX verwenden, muss man leider sagen: Pech gehabt. Das beliebte, kostenlose E-Mail-Tool bietet solche Rückholaktionen nicht an.

Automatischer Empfänger ausschalten

In 999 von 1.000 Fällen ist das automatische Ausfüllen von Empfängern, gerade in Unternehmen, eine gern gewollte Zeitersparnis. Denn man muss nicht immer die komplette Mail-Adresse seines Gegenübers eintippen und meistens reicht sogar nur der Name. Genau das, dürfte der ÖVP wohl zum Verhängnis geworden sein. Hat man die Mail ja an einen Klubmitarbeiter schicken wollen, der einen ähnlichen Namen wie der eigentliche Empfänger bei den Neos hat. 

Grundsätzlich kann man in allen gängigen Mail-Programmen die Kontaktvorschläge bzw. das automatische Ausfüllen deaktivieren. Aber seien sie gewarnt: Es wird Sie, gerade bei Mails an große Verteiler, etwas mehr Zeit kosten, alle Empfänger einzutragen.

Vorsicht, wem man antwortet

Gerade E-Mails, die vielleicht von einem Vorgesetzten kommen oder aber auch von einem Kollegen, gehen oft an einen großen Verteiler. Ebenfalls Abschiedsmails von Kolleginnen und Kollegen, die das Haus verlassen. Wenn man sich mit seinem Lieblingskollegen aber gern über die Wortwahl des Chefs austauschen möchte oder aber dem nunmehrigen Ex-Kollegen persönliche Abschiedsworte mitgeben will, dann muss man aufpassen, wem man antwortet. 

Bei vielen Mail-Programmen, gerade Mobil oder über Browser abrufbare Postfächer, ist vorab die Variante "Allen antworten" eingestellt. Und damit würde man die Beschwerde über den Chef auch an selbigen schicken - keine gute Idee. Man kann diese Einstellung allerdings in den meisten Postfächern ändern. Oder aber man schaut lieber zweimal, bevor man auf "Senden" drückt, ob im Empfänger wirklich nur die gewünschten Personen stehen.

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Hinsehen und ansprechen, statt vertuschen

Die Mail wurde verschickt, die Arbeit ist erledigt und dann schaut man nochmal in den "Versendet"-Ordner, um festzustellen, dass man den Adressaten der Mail unabsichtlich falsch geschrieben hat. Freud'sche Verschreiber und teils peinliche Tippfehler passieren. In Mails, gerade vielleicht, wenn man eine Bewerbung verschickt hat, sind Sie besonders peinlich, wenn man den Empfänger von Mann zu Frau oder umgekehrt macht.

Hier hilft keine Rückholaktion, sondern nur eines: Hinsehen, ansprechen und dafür geradestehen. In wahrscheinlich 99 Prozent der Fälle sind die Empfänger auch keine humorlosen Menschen und wahrscheinlich ist ihnen so ein Fehler selbst schon einmal passiert.

Weiterschicken strafrechtlich verboten

Allerdings kann die Angelegenheit für den Versender auch unlustig werden: Es ist strafbar, eine Nachricht, die nicht für einen selbst bestimmt war, weiterzuleiten.

Konkret heißt es in Paragraf 120 im Strafgesetzbuch: "Wer eine im Wege einer Telekommunikation übermittelte und nicht für ihn bestimmte Nachricht in der Absicht, sich oder einem anderen Unbefugten vom Inhalt dieser Nachricht Kenntnis zu verschaffen, aufzeichnet, einem anderen Unbefugten zugänglich macht oder veröffentlicht", dem drohen bis zu drei Monaten Freiheitsstrafe oder eine Geldstrafe.

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Das Delikt ist aber nur mit Ermächtigung des Verletzten zu verfolgen. Beim Anlassfall ÖVP-U-Ausschuss-Papier hieße das, dass der ÖVP-Parlamentsklub die Staatsanwaltschaft Wien dazu ermächtigen müsste, gegen die Neos zu ermitteln.  

Dort winkt man auf Anfrage des KURIER ab: "Eine Politik der Strafanzeigen ist nicht unser Stil. Allerdings könnte man es innerhalb der fünf Parlamentsparteien anders lösen, wenn man sieht, dass es sich bei einem E-Mail um einen Irrläufer handelt."