„Viele Prozesse lassen sich automatisieren“

Die Digitalisierung gewinnt im Geschäftsalltag an Bedeutung. Um die täglich steigende Menge an Daten und Informationen in Form von Dokumenten, E-Mails, Websites oder Rechnungen in den Griff zu bekommen, ist eine vereinheitlichte IT-Struktur entscheidend. Davon ist Johannes Bischof, Geschäftsführer Konica Minolta Business Solutions und Managing Director Cluster West, überzeugt.

EConomyAustria: Wie lässt sich die Informationsflut heute am ehesten bewältigen?

Johannes Bischof: In Wirklichkeit geht es bei der viel zitierten Informationsflut darum, wie ich mit Dokumenten umgehe. Denn ein Großteil der Geschäftsprozesse in Unternehmen basiert auf Dokumenten. Ohne diese kein funktionierendes Business. Daher müssen Dokumente – ganz gleich ob auf Papier oder in elektronischer Form – immer zum richtigen Zeitpunkt, an der richtigen Stelle und im richtigen Format zur Verfügung stehen. Und dafür gibt es Tools, von denen heimische KMU profitieren können.

Inwieweit helfen dabei moderne Technologien?

Die Digitalisierung bietet enorme Vorteile. Wenn wir mit unseren Kunden gemeinsam analysieren, Abläufe optimieren und einen stimmigen Prozess entwerfen, lassen sich viele Aufgaben automatisieren. Das gilt vor allem für zeitraubende administrative Tätigkeiten. Ein Beispiel: Kann eine Freigabe oder Unterschrift digital eingeholt werden, so spart sich der Mitarbeiter Zeit zum Ausdrucken, Weiterleiten und Zurückholen des Dokuments. Bei der elektronischen Rechnungsverwaltung werden die wichtigsten Informationen automatisch erfasst, die eingegangene Rechnung der richtigen Kostenstelle zugeordnet und der dafür zuständige Kollege informiert.

Was ersparen sich Unternehmen dadurch?

Bei der elektronischen Content-Verwaltung geht es darum, Mitarbeiter von Tätigkeiten freizuschaufeln, die sie von ihren Aufgaben und Verantwortungen abhalten. So konnte in einem konkreten Fall die Bearbeitungszeit, die ein Mitarbeiter für eine Rechnung durchschnittlich benötigte, mittels automatisierter Abläufe von 45 Minuten auf gerade einmal vier Sekunden verkürzt werden.

Welche Sicherheitsanforderungen sind damit verbunden?

Das vorhandene Datenvolumen ist oft unstrukturiert und an unterschiedlichen Orten und Servern hinterlegt. Das betrifft auch vertrauliche Daten. Hier öffnet sich ein Tor für potenzielle Datenleaks. Ein fehlendes, einheitliches System hat nicht nur zeitraubende Konsequenzen für Unternehmensabläufe zur Folge und verzögert Entscheidungsprozesse, sondern bedeutet vor allem Sicherheitslücken im gesamten Unternehmen.

Wie aufwändig ist so eine Umstellung in der Praxis?

Das Investment in ein Enterprise Content Management-System macht sich in der Regel relativ schnell bezahlt. Bei der Einführung eines digitalen Vertragsmanagements können Unternehmen oft schon innerhalb von neun Monaten die Kosten für das neue IT-Service einsparen. Bei der Digitalisierung der Eingangspost, die hingegen etwas komplexer ist, dauert das ein bis zwei Jahre.

Wie schwierig ist es, sich am Markt zu behaupten? Was machen Sie anders?

Wir bieten vom Consulting bis zur Integration der IT-Systeme die komplette Lösung aus einer Hand. Und wir reden hier nicht von riesigen Lösungen à la SAP, die jedes kleinere Unternehmen völlig überfordern. Im Gegenteil: Wir sind im heimischen Mittelstand verankert, wissen also genau, was Unternehmen benötigen und verbinden dabei lokale Erfahrung mit globalem Know-how.

Welche Pläne verfolgen Sie in absehbarer Zukunft?

Wir haben eine genaue Vision vom „Arbeitsplatz der Zukunft“ – Augmented Reality ist dafür ein Schlüsselfaktor. Stellen Sie sich folgendes vor: Sie wollen eine neue Wohnung mieten. Sie stehen vor einer Immobilie, die ihnen gut gefällt. Dann betrachten Sie das Haus einfach durch die Smartphone-Kamera und bekommen automatisch zusätzliche Informationen: Preis pro Quadratmeter, Betriebskosten, Parkett- oder Teppichboden – die Optionen sind unendlich. Und nun stellen Sie sich vor, sie hätten ähnliche Tools im Büroalltag. Durch unsere Zusammenarbeit mit dem Salzburger Unternehmen Wikitude, das in diesem Bereich weltweit führend ist, wird so etwas möglich.

Was steckt hinter Ihrer aktuellen Strategie Co-Innovation?

Uns geht es darum, innovative Produkte zu entwickeln, die den Markt revolutionieren. Wir haben erkannt, dass wir externe Inputs benötigen, um echte Innovation zu kreieren. Daher arbeiten wir verstärkt mit Start-ups zusammen – ein interessantes Zukunftsmodell für uns. (ecaustria)

Link: www.konicaminolta.at