Strukturierter Umgang mit Papierflut
Kommentar von Johannes Bischof, Geschäftsführer Österreich von Konica Minolta Business Solutions.
Tagtäglich schwappt eine enorme Papierflut in die unternehmensinternen Postfächer, dazu zählen unter anderen etwa auch Rechnungen und Dokumente. Auch wenn man die Flut nicht bremsen kann, kann man sie lenken und strukturieren: mit Hilfe eines digitalen Posteingangs. Mittels Software wird dabei die gesamte Post – sämtliche Dokumente vom Brief bis zum Fax – digital erfasst, automatisch ausgelesen und exakt jenem Mitarbeiter zugestellt, für den sie bestimmt ist.
Dabei spielt es keine Rolle, wo sich dieser gerade befindet: ob im Haus, in einer regionalen Niederlassung oder auf Dienstreise. Der jeweilige Mitarbeiter wird automatisch über seinen „Postkorb“ auf seinem Desktop über neue Post informiert. Die Dokumente können auf diese Weise bestehenden Geschäftsprozessen zugeordnet werden. Der digitale Posteingang beschleunigt dadurch Durchlaufzeiten enorm. Das spart nicht nur Zeit, sondern bietet auch die Möglichkeit, schneller reagieren zu können und beispielsweise Rechnungsskonti auszunutzen.
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