Warum Online-Meetings "grandios scheitern"
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Das typische Homeoffice Online-Meeting wird wohl auch nach der Pandemie bei vielen bestehen bleiben
Wie sieht ein gelungenes Online-Meeting aus und was muss man tunlichst vermeiden? Wir befragen Experten, was zu tun ist, wenn die Kamera angeht.
Die Sätze: „Ihr Mikrofon ist aus. Wir hören Sie nicht“ fallen während Online-Meetings besonders oft und tragen nicht gerade zu einer besseren Aufmerksamkeit bei. Und genau an ihr mangelt es ohnehin, denn laut der neuen Invitario-Studie konzentrieren sich 96 Prozent der Online-Event-Teilnehmer nicht auf die Inhalte. Invitario-Geschäftsführer, Christoph Hütter begründet das so: „Man hat zu Beginn der Pandemie das bestehende Konzept einfach auf Online-Meetings übertragen, was natürlich nicht funktioniert. Es ist stattdessen grandios gescheitert. Wenig Interaktion mit viel Inhalt hat im virtuellen Raum einen langweiligen Effekt. Deswegen lassen es viele Teilnehmende eher nebenbei laufen.“
Aber wie sollte ein perfektes Online-Meeting aussehen?
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Christoph Hütter und Stefan Grossek
„Schrödingers-Event-Katze“
Online-Veranstaltungen sind nicht neu und die Methode der reinen Wissensvermittlung soll, bis zu einem gewissen Grad, für den Bildungsbereich reichen, meint der zweite Invitario-Geschäftsführer, Stefan Grossek: „Online-Meetings brauchen jedoch mehr als das.“ Beginnend bei der Einladung. Christoph Hütter spricht hier von „Schrödingers-Event-Katze“, denn „es ist nichts einfacher, als an einem Online-Event teilzunehmen. Es ist aber auch nichts einfacher, als es nicht zu tun.“
Barbara Fekete von ambuzzador: „So sollte man als Veranstalter oder Moderator vorab Spannung aufbauen, damit sich die Teilnehmer auf das Meeting freuen. Das steigert die Aufmerksamkeit.“
Mit einem klaren Rahmen kann man diese Aufmerksamkeit halten
„Viele fragen sich bei Meetings, warum sie dabei sind oder warum sie gebraucht werden“, meint Fekete. Nützlich ist somit eine Aussendung an alle Teilnehmer, mit relevanten Eckdaten wie Dauer, Meeting-Grund, Inhalt und Moderator. Auch die Uhrzeit sollte man sich gut überlegen: „Sie muss an die Zielgruppe angepasst sein. Am Abend ist man beispielsweise nicht mehr so aufnahmefähig“, sagt Hütter.
Ein weiterer Tipp seitens der Invitario-Geschäftsführer: „Ein Kardinalfehler ist es, vor dem Meeting keine technische Überprüfung zu machen.“
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Barbara Fekete von ambuzzador
Daumen hoch und Emojis
„Interaktionen sind hilfreich, aber nicht jedes Tool passt zu jeder Zielgruppe“, sagt Grossek. Mit Umfragen und dem Chat könne man „ab der ersten Minute eine Interaktion aufbauen und das Eis brechen.“
Das perfekte Meeting sei, so Grossek „gut vorbereitet, mit einer klaren Agenda, einem motivierten Moderator und einer aktiven Einbindung der Zuhörer.“ Zuletzt sollte ein Meeting nicht zu kurz und schon gar nicht zu lang sein. Maximal 60 Minuten.
Kamera an
Einen weiteren wichtigen Faktor sieht Barbara Fekete in der eingeschalteten Kamera. Auch, wenn der Invitario-Studie zufolge Anonymität für Teilnehmende wichtig ist, schaffen Video-Calls Präsenz. „Das Um und Auf ist, dass man sich sieht und einander in die Augen schauen kann“, sagt Fekete.
Das sollten Sie vor der Moderation beachten:
- Ein technischer Producer oder eine zweite Person, die sich um Hintergrundabläufe kümmert, erleichtert die Moderation. Praktisch sind auch zwei Bildschirme. Einer für das Meeting selbst und einer für die Inhalte.
- Alle 50 Minuten eine Pause einlegen. „Richtige Pausen werden sehr unterschätzt. Wir fordern die Leute auf, in ihre Küche zu gehen und einen Tee zu machen. Manchmal machen wir auch gemeinsam Yoga“, sagt Barbara Fekete.
- Am Anfang und am Ende der Meetings jeden Teilnehmer zu Wort kommen lassen. Damit alle die Möglichkeit haben, etwas beizutragen.
- Vor den Meetings sollte man sich mit den verschiedenen technischen Tools auseinandersetzen und eine Generalprobe machen.
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