Wirtschaft | Karriere
26.08.2017

"Sekretärinnen sind die Manager der Manager"

Katharina Münk war 25 Jahre lang Vorstands-Sekretärin und hätte ihren Chef gern mal umgebracht. Davon ist sie abgekommen. Heute schreibt sie Bücher und hilft Chefs dabei, ihre Sekretärinnen besser zu verstehen.

KURIER: Sekretärinnen sind die Manager der Manager. Das schreiben Sie in Ihrem Buch "Mal eben kurz den Chef retten". Werden Sekretärinnen dafür denn genug wertgeschätzt?

Katharina Münk: Das Thema Wertschätzung kommt in vielen meiner Gespräche mit Assistentinnen spätestens nach 20 Minuten auf. Es hat viel mit dem Faktor Sichtbarkeit zu tun. Die Sekretärin ist die rechte Hand, die Frau, die den Rücken frei hält. Aber man sieht sie nicht unbedingt, hört sie vielleicht nur am Telefon. Und das auch immer seltener, sodass sie nur noch in der eMail-Signatur als solche erkennbar ist. Ihr können auch keine Unternehmensumsätze zugeordnet werden. Ihr Erfolg, Reibungslosigkeit und ein zufriedener Chef, lässt sich schwer unmittelbar mit Ziffern belegen. Die Chefs haben immer weniger Zeit für lobende Worte, für das Delegieren und Entwickeln. Mancherorts werden Sekretärinnen gleich ganz eingespart.

Ist Siri, Apples Assistenzsoftware, eine Konkurrenz für Sekretärinnen?

Im privaten Bereich ist das echt ein Thema, aber professionell eher eine Spielerei. Noch. Heute buchen sich Manager oft selber die Flüge, rufen sich selber ein Taxi, koordinieren appgesteuert selbst ihre Termine. Die Hierarchien werden flacher, die Kontakte direkter. Und Sekretärinnen machen heute Projektarbeit und Sachbearbeitung, Eventmanagement und Buchhaltung, während der Chef sich selbst organisiert. Die Entwicklung geht weg von der klassischen Assistenzfunktion des puren Entlastens, obwohl genau die wertvoller denn je werden könnte, damit die reizüberfluteten Führungskräfte wieder mehr Zeit gewinnen und sich aufs Führen statt aufs operative Feuerlöschen konzentrieren können.

Brauchen Assistentinnen heute einen akademischen Titel?

Nein, dass vermehrt Akademikerinnen in diesen Beruf gehen, ist eher ein Zeichen dafür, dass es andernorts an gut bezahlten Teilzeitverträgen mangelt, die wenigsten tun es aus Berufung. Eigentlich ist es schade, dass sie in die Assistentinnenrolle hineingehen. Kein Mann würde das machen.

Kennen Sie überhaupt männliche Sekretäre?

Ich kenne zwei. Beide arbeiten für eine Frau und bezeichnen sich als persönlicher Assistent oder eben Sekretär. Das hört sich in der männlichen Form gleich ganz anders an. Ich würde mir durchaus wünschen, dass mehr Frauen im Chefsessel und mehr Männer in der Assistenz wären, damit wir irgendwann aus der klassischen Rollenverteilung "Mann führt, Frau assistiert" herauskommen, aber das ist noch ein langer Weg.

Sagt man nun Sekretärin oder Assistentin?

Ich finde Sekretärin eigentlich sehr schön. Die Bezeichnung stammt vom Geheimschreiber und Schriftführer, der bis Mitte des 19. Jahrhunderts noch Rang und Namen hatte. Mit Erfindung der Schreibmaschine wandelte sich das Berufsbild kolossal und Frauen strömten in den Job. Heute sagt man eher Assistent, Office Manager oder Executive Assistent oder schlicht PA.

Gibt es die Vorzimmerdrachen noch?

Die soll es mancherorts noch geben. Diese Frauen definieren sich über ihren Chef und lassen nichts durch. Abschirmung per se ist wichtig, das heißt aber nicht, dass man sich selbst gleich mit abschirmt. Ich rate Kolleginnen, sich nicht in das Boot des Chefs zu setzen. Ich habe meinen Chefs immer gesagt: "Ich sitze nicht in Ihrem Boot, sondern in einem kleinen roten Beiboot ganz nah dran." Es gibt Frauen, die diese Grenze nicht wahrnehmen.

Wie gut kennt die Sekretärin ihren Chef im Normalfall?

Das kommt auf die Konstellation an. Die Teamassistentin betreut mehrere Führungskräfte. Man kommuniziert vorwiegend per Mail, WhatsApp, SMS und übers Telefon, hat kaum noch Augenkontakt. Da muss man sich fragen, wie gut man sich überhaupt kennt. Andere Frauen arbeiten noch in der klassischen Eins-zu-eins-Kombination und kennen alle Höhen und Tiefen, Ecken und Kanten ihres Chefs. Vertrauenswürdigkeit ist die letzte harte Währung in den Vorstandsetagen.

Müssen Sekretärinnen also immer erreichbar sein?

Der Job hat zwei Seiten: Die mit der Sachbearbeitung und die mit der Rufbereitschaft. Diese Frauen ordnen das, was sie gerade tun, spontan dem unter, was ein anderer gerade will. Ob man aber auch am Wochenende mittels SMS und WhatsApp in Rufbereitschaft sein sollte, stelle ich in Frage. Unser Gehalt sieht immerhin ein bisschen anders aus als das der Chefs.

Was tut man in Situationen, in denen man fassungslos ist?

Distanzierungsvermögen und Humor sind wichtig. Sie können einen Chef nicht ändern.

Das Buch "Mal eben kurz den Chef retten. Die heimlichen Führungskräfte im Vorzimmer" ist im campus Verlag erschienen, um 18,95 €