Johannas Fest: Spontane Zusager, notorische Absager

Früher habe ich geschäftlich regelmäßig mehr als hundert Leute zu Diskussionsveranstaltungen mit renommierten Persönlichkeiten eingeladen. Anschließend stand stets Networking bei hochwertiger Kulinarik auf dem Programm. – Ein Angebot, das man eigentlich nicht ablehnen kann.

Absagen kamen natürlich trotzdem vor. Die Frage ist, wie man damit umgeht. Ich habe gelernt, spontane Absagen oder gar unangekündigtes Fernbleiben von erwarteten Gästen nicht persönlich zu nehmen. Das ist mir deshalb ziemlich schwergefallen, da ich selbst eigentlich nur dann als Gast ausfalle, wenn mich Ereignisse in der Größenordnung von Trauer, Unfall oder Wasserrohrbruch davon abhalten.

Eine besondere Problematik stellen Zusagen, aus denen plötzlich Absagen werden, bei privaten Einladungen dar. Denn das kann einem den ganzen Abend über den Haufen werfen. Wenn ich vier bis sechs Personen zu einem Dinner einlade, überlege ich schließlich nicht nur sehr genau, was ich an Speis und Trank kredenze. Wer sich mit wem blendend unterhalten würde, ist mir mindestens genauso wichtig.

Wenn dann von der als achtköpfig geplanten Tafelrunde auch nur zwei Gäste ausfallen, ist das schon ein relevanter Anteil. Erfolgt eine Absage eine Woche vor der Einladung, kann man noch gut umdisponieren. Spontane Absagen am selben Tag machen das sehr schwierig.

Lückenbüßer

Will man dann als Gastgeber noch aufstocken, ist größtes Fingerspitzengefühl gefragt. Schließlich soll bei den „Einspringern“ kein Lückenbüßer-Syndrom entstehen. Das funktioniert in der Regel mit sehr guten Freunden, die öfter auch einmal Gäste bei von langer Hand avisierten Essen sind.

Im Pandemie-Winter war der häufigste Absagegrund: „Sooo sorry, ich habe Erkältungssymptome. Ich bin zwar noch nicht getestet, aber sicherheitshalber bleibe ich zu Hause. Schließlich will ich niemanden gefährden.“

Das wirkt rücksichtsvoll, sollte aber auch überzeugend klingen: Wer schnieft und hüstelt, sollte das in einem persönlichen Telefonat kommunizieren – und nicht per Whatsapp mit Taschentuch-Emoji. Eine abschließende Beteuerung, wie sehr man sich auf den gemeinsamen Abend gefreut habe und mit der dringenden Bitte um ein baldiges Wiedersehen, mildert immer die Enttäuschung der Gastgeber.

Notorische „Last-minute-Absager“ tun jedenfalls gut daran, ihren Umgang mit Reaktionen auf Einladungen zu überdenken. So schön eine rasche, spontane Zusage für Gastgeber auch ist, so negativ kann eine konstruiert klingende Absage in letzter Minute wirken. Kann nämlich gut sein, dass man dann beim Gäste-Ranking der Einladenden weit nach hinten fällt oder überhaupt ganz herausrutscht – soooo sorry!