So klappen Videokonferenzen im Homeoffice

Die Welt des Neuen Arbeitens ist manchmal schneller da, als man glaubt. Teamarbeit „remote“, also über Distanz, zu leiten und Besprechungen über den Bildschirm abzuhalten, lernen viele zum ersten Mal kennen.

An die Stelle von Meetings bei Tisch treten nun Videokonferenzen in den eigenen vier Wänden, die über Plattformen wie Eyeson, Zoom oder Skype organisiert werden. Aber auch diese Web-Meetings sind ein Ausnahmezustand: Sie finden nicht im professionellen Studio-Setting oder im Büro statt.

So viel sei vorweg genommen – ins Bild laufende Kinder oder Hundegebell werden zu Corona-Zeiten toleriert. Peinlich wird es, wenn man im Meeting seinen Bildschirm teilt und der private Rechner seltsam benannte Dateien am Desktop offenbart.

Medientrainer Georg Wawschinek erklärt, welche vier Punkte man im Vorfeld einer Web-Konferenz beachten sollte:

1. Die Umgebung checken

Wenn Sie vom Homeoffice aus ein Meeting über eine Web-Plattform abhalten, ist die Umgebung wichtig. „Der Hintergrund kann viele private Einblicke bieten“, klärt Medientrainer Wawschinek auf. Er rät zur richtigen  „Bildhygiene“: Wie ordentlich schaut mein Hintergrund aus? Was kann mein Gegenüber sehen?  

„Es ist zwar romantisch, wenn man in seiner Küche sitzt, aber die Teamkollegen werden sich dann eher auf die Einrichtung konzentrieren – Landhausstil? Modern? –  und weniger auf besprochene Inhalte“, so der Experte. Guter Tipp:  Fast auf jeder Video-Plattform  lassen sich virtuelle Hintergründe aktivieren. Diese reichen von neutralen weißen Wänden über Bücherregale bis hin zu karibischen Palmenstränden.  

2. Ton und Bild einstellen

Sie sind im Homeoffice auf sich gestellt  und damit auch für die Technik verantwortlich. Ton-  und Bildeinstellung sind zwei Dinge, die zum Zeitpunkt des Meetings unbedingt passen sollten. Gleichzeitig unterlaufen hier die meisten Fehler. Zur Tonspur: Der Experte empfiehlt externe Mikrofone oder Headsets, da beide weniger Nebengeräusche einfangen als eingebaute im Laptop.

„Wenn das Bild unscharf ist, macht das weniger aus, eine schlechte Tonqualität ist auf Dauer aber anstrengend“, erklärt der Kommunikationsexperte. Zur Bildeinstellung: „Bitte die Froschperspektive vermeiden.“ Die Blickachse der Kamera sollte auf Augenhöhe eingerichtet sein und nicht von unten nach oben verlaufen. „Einfach den Laptop erhöhen, da helfen gestapelte Bücher aus.“

3. Passendes Outfit wählen

Die Wahl der Oberkleidung sollte auf den Anlass abgestimmt sein, ganz so wie bei physischen Treffen auch. Handelt es sich um Teammeetings, ist legere Kleidung in Ordnung. Bei Geschäftskunden sollte man zumindest auf „Business Casual“, sprich Bluse oder Hemd umrüsten. Wahr ist: Alles was außerhalb der Bildeinstellung liegt, bleibt in einer Videokonferenz verborgen.

Wahr ist aber auch, dass es die eigene Haltung beeinflussen kann, ob man untenrum in bequemer Jogginghose ist oder eben nicht.  „Ich behaupte, man fühlt sich anders“, so der Medientrainer. „Aber das muss natürlich jeder für sich selbst ausprobieren.“ Wer erwägt, untenrum „bequem“ zu bleiben sollte sich nur an eines erinnern: Während des Meetings nicht einfach grundlos aufstehen. 

4. Redezeiten koordinieren

Was Web-Meetings auszeichnet, ist vor allem die physische Abwesenheit der Teilnehmer. Trotzdem wirkt es unhöflich, sich bei Videocalls zu verspäten. Körperliche Signale auf die reagiert werden kann, wenn sich jemand zu Wort melden will, fallen hier weg. Die Folge: Ständig wird unterbrochen, keiner kann ausreden. Hier ist eine gute Moderation gefragt, manche Tools bieten die Rolle eines Konferenzleiters an.  

„Video-Chats setzen ein hohes Maß an Disziplin voraus. Wer nicht spricht, sollte sein Mikro auf stumm stellen.“ Bei größeren Gruppen empfiehlt der Experte, Chatfenster für rasche Umfragen zu nutzen. Die Art des Sprechens  vor der Web-Kamera muss zudem etwas stärker ausfallen, damit die Inhalte auch wirklich überall ankommen.