Nie ohne das Team
Die Sache ist leider eindeutig. Gemäß Urlaubsgesetz hat man keinen Anspruch auf bestimmte Urlaubstage, erklärt AK-Rechtsexpertin Biljana Savic. „Urlaub ist eine Vereinbarungssache zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer“. Als Mitarbeiter kann man für bestimmte Tage Urlaub ansuchen – aber schlussendlich liegt die Entscheidung beim Chef. Wird der Urlaub genehmigt, sollte man das zur Absicherung schriftlich festhalten, rät Biljana Savic, „inklusive Unterschrift von beiden Seiten.“
Informell kann und sollte man Urlaube aber unter den Kollegen absprechen, weiß Manuela Lindlbauer von Lindlpower Personalmanagement: „Es ist ein dankbarer Weg, solche Themen im Vorhinein zu regeln. Als Mitarbeiter sollte man zeitgerecht und rücksichtsvoll seinen Urlaub einteilen. Es ist immer ein Geben und Nehmen“. Fühlt man sich bei der Urlaubsplanung benachteiligt, könne man innerhalb des Betriebes oder beim Betriebsrat das Gespräch suchen. Rechtlich sei aber nichts verankert, so Expertin Savic.
Um hier Konflikte zu vermeiden, müssen also in den Unternehmen faire Spielregeln für die jeweiligen Teams aufgestellt werden.
Ganz ohne Chef
Die Aufgabe eines Chefs oder einer Chefin ist deswegen, klare Rahmenbedingungen vorzugeben, sagt Manuela Lindlbauer. Vorgesetzte stellen klar, wann und wo wie viele Leute gebraucht werden, damit Mitarbeiter sich orientieren, und das bei der Urlaubsplanung berücksichtigen können. „Am Ende des Tages muss das Geschäft gut funktionieren. Wenn das gelingt, muss man sich in keine Details einmischen“, meint sie. Am besten funktioniere so ein Zugang in einer Unternehmenskultur, die Selbstverantwortung vorlebt. „Ist immer alles vorgegeben, wird das Team die Urlaubsplanung schwer allein organisieren können“, sagt Lindlbauer.
Und wenn die Urlaubsplanung nicht gelingt, muss man als Vorgesetzter eingreifen, für faire Einteilungen sorgen. „Man tut sich selbst keinen Gefallen, wenn man etwa einem Elternteil den Urlaub verweigert“, gibt sie dabei zu bedenken. Was aber auch nicht bedeutet, dass man die Bedürfnisse anderer Mitarbeiter immer nachreiht.
Urlaubszwang erlaubt?
Wie sehr man als Chef in die Urlaubsplanung eingreifen kann? „Man kann niemanden zum Urlaub zwingen“, sagt Biljana Savic. Bedeutet, dass Firmen auch keinen Urlaub anordnen dürfen. Selbst bei Betriebsurlauben stünde es den Mitarbeitern frei, ob sie sich als einsatzbereit melden und den freien Tagen nicht zustimmen. „Die Firma darf die Tage dann auch nicht vom Urlaubskontingent abziehen“, so die Rechtsexpertin. Ein Blick in den Arbeitsvertrag schadet hier nicht, denn so mancher Betriebsurlaub könnte dort geregelt sein. Ist das der Fall, darf die Firma laut Oberstem Gerichtshof zwei Wochen Urlaub festlegen. Die verbleibenden drei teilen die Mitarbeiter für sich ein.
An sich ist die Urlaubsplanung einfacher geworden, beobachtet Manuela Lindlbauer. Durch hybride, flexible Arbeitszeiten sei alles entspannter. Deswegen antwortet sie auf die Frage, ob man sich gleich fünf Wochen Urlaub am Stück eintragen könnte: „Warum nicht“ – solange es mit den Arbeitsprozessen vereinbar ist. Wichtig sei es, solche Pläne rechtzeitig anzukündigen: „Wenn man es im Jänner anspricht und vorschlägt, wer einspringen könnte, wird es kein Problem sein.“ Kündigt man aber den Fünf-Wochen-Sommertrip erst im Juni an, nach dem Prinzip „hinter mir die Sintflut, wird das beim Vorgesetzten nicht gut ankommen.“
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