Top-Strategie gegen eMail-Flut

Jeden Tag werden laut Marktforschungsunternehmen The Radicati Group 280 Milliarden eMails weltweit verschickt. Tendenz: deutlich steigend. Denn die elektronische Nachricht ist und bleibt das am weitesten verbreitete Kommunikationsmittel. Berufstätige erhalten im Durchschnitt 21 eMails pro Tag, allerdings gibt es auch Arbeitnehmer, die mehr als 500 Mails bekommen und abarbeiten müssen – eine Mammutaufgabe. Das macht den Arbeitsfluss nicht einfacher. Denn so gehen wichtige Mails in der Masse unter. Was tun?

Top-Fünf Strategien

Wenn die elektronische Post den Arbeitstag dominiert, sollte man reagieren und Strategien entwickeln, mit denen es gelingt, den Überblick zu behalten.

Ohne Unterbrechung: eMails nicht gleich dann abarbeiten, wenn sie eintreffen. Besser: am Stück abgearbeitet, damit man sich nicht immer wieder zwischendurch ablenken lässt und die Konzentration flöten geht.

Ablenkung eliminieren: Das Piepsen des Postfachs beim Eintreffen neuer Nachricht lenkt ab. Wenn möglich, abschalten.

Fixe Zeiten: Sich dreimal am Tag konzentriert den eMails widmen: zu Beispiel in der Früh, nach dem Mittagessen und kurz vor Verlassen des Büros. Es kann auch sinnvoll sein, diese eMail-Zeiten in einer Out-of-Office-Meldung mitzuteilen: „Ich lese meine Mails täglich um zehn und 18 Uhr.“ Dann weiß jeder Bescheid.

Ordnung schaffen: Um das Postfach auszumisten, werden eMails in Untermappen sortiert oder gleich gelöscht.

Verteiler und Newsletter: Sie verstopfen das Postfach: Am besten alle Newsletter und Verteiler durchschauen und sich von jenen löschen lassen, die man nicht mehr benötigt.