Eine automatische Abwesenheitsnotiz einzustellen darf vor Urlaubsantritt nicht fehlen.

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Leben
07/10/2019

Out of Office: Wie viel Humor verträgt eine Abwesenheitsnotiz?

Kurz und knapp, kryptisch oder ganz persönlich: Eine Arbeitspsychologin gibt Tipps für die digitale Hinterlassenschaft auf Zeit.

"Bin Lachsfischen im Jemen." Diese Zeilen trudelten vor einigen Jahren in den Posteingängen einiger Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des KURIER ein. Die originelle Abwesenheitsnotiz des geschätzten Kollegen bleibt unvergessen.

Doch wie soll es eigentlich aussehen? Das perfekte Out-of-Office-Mail? Kurz und bündig, sachlich-nüchtern? Darf es auch mal ein Augenzwinkern sein?

Wer liest was?

"Wirklich wichtig ist, sich zu überlegen, welche Nachricht für welchen Empfängerkreis sinnvoll ist. Am besten man stellt sich die Frage, wer die Abwesenheitsnotiz lesen wird. Sind das Kunden, Kollegen oder die Geschäftsführung? Und was will ich diesen Menschen konkret alles mitteilen? Davon hängt die Formulierung ab", erklärt Arbeitspsychologin Claudia Altmann.

Zu bedenken gilt: Mit einer Abwesenheitsnotiz komme ich als Arbeitnehmer der Verantwortung nach, über meine Abwesenheit zu informieren – und gebe Bescheid, wann ich wieder erreichbar bin. "Wenn es in meinem Arbeitsbereich nötig ist, führe ich eine Vertretungsperson und deren Kontakt an. Dann kann ich guten Gewissens meinen Arbeitsplatz verlassen", sagt Altmann.

Der Grund für eine Abwesenheit muss nicht in der Abwesenheitsnotiz aufgeführt sein – insbesondere dann nicht, wenn Sie aufgrund von Krankheit oder anderer persönlicher Gründe nicht an Ihrem Arbeitsplatz sind.

Für Kunden müssen Abwesenheitsnachrichten jedenfalls passend und relevant sein. Aber nicht zwingend unpersönlich: "Durch eine freundliche Anrede kann Respekt und Herzlichkeit ausgedrückt werden. Etwas Prestige – wenn man so will – kann kommuniziert werden, wenn man betont, sich im Ausland auf einer Fortbildung oder einem Kongress zu befinden", erklärt die Psychologin.

Locker bleiben

Interne automatische Mailantworten dürfen Altmann zufolge lebendiger ausfallen. "Prinzipiell kann es meiner Meinung nach die Arbeit beleben, unpersönliche Automatismen zu verlassen und humorvoller an die Dinge heranzugehen." Kreativere Abwesenheitsnotizen können das Arbeitsklima auflockern, die Teamdynamik anregen und Gespräche (etwa nach der Rückkehr an den Schreibtisch) fördern – "man kommt einfach leichter ins Reden".

Auch hier stellt sich die Frage nach der Zielgruppe. Ob man will, dass auch die Geschäftsführung oder externe Personen die humorige Version erhalten, sollte man sich vorher überlegen.

"Ob etwas zu persönlich ist oder nicht, hängt in erster Linie vom Verfasser der Nachricht ab. Es ist eine Frage der Einstellung, wie viel man von sich preisgeben möchte. Was der eine als nette Zusatzinformation sieht, kann dem anderen schon viel zu persönlich sein", erklärt Altmann.

Privat kann aber auch peinlich sein. Wenn man das Nierenleiden des Haustieres allzu detailreich schildert, beispielsweise. Oder die Sauna-Pläne im bevorstehenden Skiurlaub.

Abgrenzen

Und wie sieht es mit Notizen aus, die eigentlich gar keine sind? Etwa, wenn die Handynummer als Notfallkontakt angegeben wird? "Aus psychologischer Sicht ist das für die Energie, die man im Urlaub tanken will, taktisch natürlich unklug. Entweder sind die Menschen, die mich zu erreichen versuchen, dann unzufriedenen, weil ich nicht reagiere oder abhebe – und/oder es droht die Gefahr, dass man besonders oft kontaktiert wird und nicht zur Ruhe kommt."

Zu erklären, dass man eigentlich im Dienst, aber auf einer Fortbildung oder Tagung ist, und seine Mails nur eingeschränkt abruft, kann hingehen sinnvoll sein.