So wird's gemacht: Anfragen oder Absagen per eMail
eMails-Verfassen will gelernt sein. Sogar Geübte sind sich oft unsicher darüber, was sie schreiben können und was nicht. Wesentlich ist jedenfalls: kurz und prägnant sollen sie sein. Irene Holzbauer, Expertin für Arbeitsrecht bei der AK und Arbeitspsychologin Veronika Jakl erklären, welche Informationen formelle und informelle eMails bei Abwesenheitsnotizen, Anfragen, Absagen und Entschuldigungen beinhalten sollten.
Emojis in formalen eMails besser weglassen
Zu unterscheiden sind Nachrichten an Kollegen und jene an Externe. Eine Faustregel gibt es bei der richtigen Wortwahl Holzbauer zufolge nicht, jedoch ist in einer Sache Vorsicht geboten: „Etwas, was den Ruf meines Unternehmens schmälern könnte, ist unzulässig“, sagt sie. Grundsätzlich richtet sich der Ton der eMail nach der Unternehmenskultur und der Branche.
Absagen sollten keine leeren Phrasen enthalten
„Bei Juristen sind eMails sehr trocken, sonst sind sie nicht seriös“, sagt sie. In der Kreativbranche sei eine lockere Sprache üblicher. „Es kommt jedoch auch darauf an, auf welcher Beziehungsebene ich mit dem Kontaktpartner bin“, so die Juristin.
No Go: Infos über die Urlaubsdestination
Bei Abwesenheitsnotizen sollte man zum eigenen Schutz vermeiden, Infos über den Urlaub preiszugeben. Unter anderem könnten die falschen Personen erfahren, wie lange das Zuhause unbewohnt ist.
Entschuldigungen nicht mit ,ich’ beginnen - der andere ist im Mittelpunkt
Hat man einen Fehler gemacht, sorgen Entschuldigungen laut Arbeitsrechtsexpertin Holzbauer für mehr Verständnis. „Und es ist ein Zeichen von Wertschätzung“, ergänzt Arbeitspsychologin Veronika Jakl.
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