Abwesenheitsnotiz: Infos statt privates Chichi

Saisonal bedingt flattern sie ins eMail-Postfach. Manchmal seriös, mit notwendigen Infos und keinem Buchstaben zu viel. Manchmal verspielt, voller Vorfreude auf die anstehende Freizeit, genaue Reisedetails inklusive. Worum es geht? Die Abwesenheitsnotiz im Job, die man für seine Urlaubszeit einstellt und die automatisch an alle (!) eMail-Versender als Antwort geschickt wird. Wie man sie nicht formuliert, zeigt sich im Arbeitsalltag. Eine Kostprobe: „Ich bin bis 2. August nicht im Büro“ – zu wenig. „Gönne mir zwei Wochen mit meiner Liebsten und Cocktails auf Maui und lese sicher keine eMails“ – zu viel und zu wenig. Oder: „Twittern Sie mich im Notfall an“ – auch nicht ideal. Sich sinn- und würdevoll vom Job abzumelden scheint sehr kompliziert.

Dabei könnte es so einfach sein: Geschäftspartner sollen erfahren, dass man nicht erreichbar ist, ob sich jemand anderer um ihr Anliegen kümmert und wer das ist. Im hektischen Joballtag braucht es genau diese Infos auf den ersten Blick und ohne viel Chichi.

Ob es eine Abwesenheitsnotiz überhaupt braucht oder nicht, ist Firmen-Usance. „Es gibt keine allgemeine rechtliche Regelung dazu, im Normalfall ist es eine Dienstanweisung“, sagt Irene Holzbauer, Leiterin der Abteilung Arbeitsrecht in der AK Wien. „Ist man sich unsicher, ob es eine gibt, sollte man den Chef fragen.“

Urlaubsziel ist Privatsache

Üblich und ratsam ist die Out-of-Office-Notiz allemal. Einerseits bewahrt sie einen vor nervösen Job-Anrufen am Strand– schließlich reagiert ja keiner auf die eMails – , andererseits ermöglicht sie es dem Joballtag in der Heimat geordnet weiterzulaufen. Deshalb ein paar Punkte, die beim Verfassen Sinn machen: Jedenfalls angeben sollte man die Dauer der Abwesenheit. Den Grund kann man für sich behalten. „Ich würde Abstand davon nehmen, Details meiner Abwesenheit zu kommunizieren. Es muss ja nicht jeder Einbrecher wissen, dass ich außer Landes bin.“

Karenzen oder Weltreisen seien grundsätzlich Privatsache. Spannend ist der Punkt Vertretung: Üblich ist es, eine direkte Ansprechperson mit Durchwahl und eMail-Adresse anzugeben – sie kümmert sich während der Abwesenheit um die Anliegen der Sender. Irene Holzbauer rät allerdings, eine allgemeine Office-Adresse einzurichten, auf die gleich mehrere Personen Zugriff haben. Bei Unsicherheiten bezüglich Stil und Formulierung kann man sich dieses bewährten Textes bedienen: Sehr geehrte Damen und Herren. Danke für Ihre Nachricht, ich bin am 25. Juni wieder für Sie erreichbar. Ihre Nachrichten werden nicht weitergeleitet. Ihr Anliegen lässt sich nicht so lange aufschieben? Dann wenden Sie sich an meine Kollegen unter xx-Durchwahl und xx-eMail. Beste Grüße.