Kassenpflicht: Was jetzt wirklich gilt

Wer muss wann welche Kassen anschaffen und wie ist das jetzt mit der Zertifizierung? Die ab 1. Jänner 2016 geltende Registrierkassenpflicht zur Vermeidung von Steuerbetrug droht zum Bürokratiemonster zu werden. Nach heftigen Protesten von Wirtschaftsvertretern hat das Finanzministerium nun zwei wichtige Verordnungen verabschiedet, um Klarheit in das "heillose Durcheinander" (Wirtschaftskammer) zu bringen. Die wichtigsten Regelungen und ihre Auswirkungen im Überblick:

- Betroffene Unternehmen ab einem Jahresumsatz von 15.000 Euro je Betrieb, sofern die Barumsätze 7500 Euro im Jahr überschreiten. Darunter fallen neben dem Handel und Tourismus auch Ärzte, Tierärzte, Physiotherapeuten, Notare, Land- und Forstwirte, Taxler, Marktfahrer, Friseure, Optiker etc.

- Ausnahmen Web-Shops sowie Automaten mit Einzelumsätzen bis 20 Euro sind jetzt von der Registrierkassenpflicht ausgenommen. Bei Leistungen außerhalb der Betriebsstätte müssen mobile Berufe ihre Barumsätze nach der Rückkehr in die Kasse eingeben.

- Ausland Noch ungeklärt ist, was für mobile Berufe gilt, die grenzüberschreitend tätig sind. "Hier sollte unbedingt an einheitlichen europäischen Vorschriften gearbeitet werden, damit man nicht für jedes Land eine Kasse mitführen muss", sagt Steuerexperte Reinhard Schwarz von Moore Stephens Schwarz Kallinger Zwettler Wirtschaftsprüfung und Steuerberatung.

- Richtige Kasse Bis 1. Jänner 2016 muss jeder Betroffene eine Registrierkasse haben, um damit Bareinnahmen zu erfassen und Belege auszustellen. Achtung: Ab 1. Jänner 2017 muss die Registrierkasse zusätzlich mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (Zertifikat, digitale Signatur + Lesegerät) versehen sein. Das Problem: Die genauen Anforderungen werden erst Mitte 2016 festgelegt. Die Zeit für Updates der Hersteller ist also sehr kurz. Die Zertifikate müssen bei einem Zertifizierungsanbieter (A-Trust, Global Trust) erworben werden. Kosten rund 40 Euro jährlich. Die Inbetriebnahme der Kasse ist bei FinanzOnline anzumelden. "Wer sich jetzt eine neue Kasse anschafft sollte aufpassen, dass sie nachrüstbar ist", warnt Markus Knasmüller vom BMD Systemhaus, der den Arbeitskreis Kassensoftware in der Wirtschaftskammer (UBIT) leitete.Wer noch eine alte Registrierkassen hat, müsse sich wahrscheinlich eine neue anschaffen.

- Ausfälle Fällt die Kasse aus, darf weiter kassiert werden, die Belege müssen händisch ausgestellt und nachträglich erfasst werden. Bei Ausfällen, die länger als 48 Stunden dauern, besteht jedoch eine Meldepflicht.

- Ausdruck Die digitale Signatur muss in Form eines – maschinell lesbaren – QR-Codes am Bon vermerkt werden. Diese Regelung wurde abgeschwächt. Sollte der Bondrucker keine QR-Codes drucken können, reicht eine maschinenlesbare Zeichenkette oder ein Link zu den Daten.

- Kosten Das Finanzministerium schätzt die Kosten für die Anschaffung bzw. Umrüstung einer "einfachen" Registrierkasse mit entsprechendem Sicherheitssystem auf 400 bis 1000 Euro. Die Anschaffung wird mit 200 Euro gefördert (Antrag über Steuererklärung), die Kosten sind von der Steuer absetzbar. Zu beachten sind auch laufende Kosten. Eine gesetzeskonforme, mobile Kassenlösung samt laufendem Update bietet etwa die Wiener Firma Witago ab 216 Euro und 59 Euro im Monat, ein Bondrucker kostet etwa 300 Euro. "Wir sind für 2017 bestens gerüstet", sagt Witago-Vetriebschef Marcus Schöfbänker.

- Handelsübliche Bezeichnung Für Wirbel sorgt eine Regelung, die in der Verordnung unverändert blieb. Jedes einzelne Produkt – sei es auch noch so klein – muss mit der handelsüblichen Bezeichnung am Rechnungsbeleg angeführt werden. So reicht es etwa bei einer Büroklammer nicht, nur die Warengruppe Bürobedarf anzugeben, es muss auch die genaue Größenklasse vermerkt sein. Die Anschaffung von teuren Warenwirtschaftssystemen dürfte aber nicht nötig sein. "Bei unserer Lösung kann die Bezeichnung im entsprechenden Feld frei eingegeben werden", sagt Schöfbänker.

- "Kalte Hände"-Regelung Kleine Erleichterungen gibt es für Maronibrater, Christbaumverkäufer oder Marktfahrer mit weniger als 30.000 Euro Jahresumsatz. Umsätze im Freien ("Kalte Hände"-Regelung) fallen bis zu dieser Höhe unter die vereinfachte Losungsermittlung ohne Zertifizierung.

Für Steuerexperten Schwarz bleiben noch einige Fragen offen, "die in Abstimmung zwischen Finanzverwaltung, Unternehmen, Kassenherstellern und deren SteuerberaterInnen zu lösen sind". Dies sollte möglichst rasch erfolgen.

Weitere wichtige Infos zur Registrierkassenpflicht finden Sie auf der Homepage des Finanzministeriums.