Zum Greifen nah und doch so fern

Hallo? Können Sie mich hören?", krächzt es über die Lautsprecher. "Steht die Verbindung?" Das Bild auf dem Laptop flackert. Die Stimme die man hört – oder eher nicht hört – gehört Stefanie Quade, einer Expertin auf dem Gebiet virtuelle Teams. Während sie live zum People Management Circle in Wien zugeschaltet wird, sitzt sie 500 Kilometer weit weg. Diese Entfernung bewältigt die zur Verfügung stehende Technologie nur mühsam – die Expertin verschwindet während ihres Vortrags zum Thema "Virtual Leadership" mehrmals von der Bildfläche. Alltag in der Zusammenarbeit von Menschen im Netz.

Dennoch kann man diese Art der Zusammenarbeit heute nicht mehr umgehen. Sie ermöglicht Kommunikation über Kontinente hinweg und bündelt Ressourcen von Menschen, die sich wohl nie begegnet wären. Die Bill Gates’ und Richard Bransons dieser Welt machen vor, wie sie funktionieren kann: Sie geben Mitarbeitern Freiraum, lösen feste Arbeitsplätze auf, stellen neueste Technologien für eine neue, flexible Arbeitsform im Netz zur Verfügung. Diese Art der Zusammenarbeit wird unsere Jobs einmal wohl sehr vereinfachen, doch noch scheitern drei von vier virtuellen Teams.

Vermisst: Vertrauen

Laut aktuellem Hernstein Management Report haben erst 23 Prozent der heimischen Unternehmen Erfahrung mit virtuellen Teams. Gerhard Krennmair, Geschäftsführer Business Development bei der Personalberatung Pendl & Piswanger ist einer dieser Pioniere – er arbeitet selbst grenzübergreifend mit Videokonferenzen und führt auch virtuelle Teams. "Um Mitarbeitern ein Gefühl für die neuen Arbeitswelten zu geben, braucht es eine spielerische Annäherung, einen lockeren Zugang und eine stabile Technologie", so der Experte. Diese hätte in Österreich noch nicht die gewünschten Standards. Hans Greiner, Sales Manager bei Cisco, empfiehlt – ganz wie im echten Leben – eine soziale Verbindung zu den Kollegen aufzubauen und zumindest ein reales Treffen des Teams pro Quartal.

Das fehlende Vertrauen in das weit entfernt arbeitende Gegenüber sei die Hauptursache für das Scheitern virtueller Teams, geht aus einer Studie der deutschen Beratung Rochus Mummert Executive Consultants hervor. Menschen bräuchten Nähe, soziale Kontakte und ein echtes Gegenüber, um sich zu motivieren. Vertrauen könne sich auf Distanz (noch) schwer aufbauen lassen: die Videokonferenz ist zu formell und knapp, der Avatar in der Augmented Reality – der Parallelwelt im Netz – wirkt wie eine Spielfigur, die Skype-Verbindung reißt ständig ab und die eMails werden immer kürzer und harscher. Es fehlt an Wärme und Spaß – also dem, was Teamgeist ausmacht. Doch auch andere Gründe sind für das Scheitern verantwortlich: kulturelle Hintergründe, fehlende gemeinsame Regeln und Konflikte auf Distanz.

Diese Erkenntnisse zwingen die Führungskräfte zum Umdenken, klassische Führung sei beim virtuellen Team nutzlos – der Chef als ständiger Motivator fällt weg. Da virtuelle Teams autark arbeiten, müssten ihre Vorgesetzten neue Führungsstile anwenden und mit einer klaren Zielvorgabe und einfacher Kommunikation vermitteln, wie groß der Spielraum des Mitarbeiters für seine Arbeit im Netz ist.

Bestehen Sie auf ein Kennenlernen Ihrer virtuellen Kollegen – am Besten gleich zum Projektstart. Dadurch entsteht ein persönliches Verhältnis und Vertrauen, das Team hält in der virtuelle Realität stärker zusammen. Studien zeigen, dass virtuelle Teams durch ein Kennenlernen zu Beginn wie „echte“ Teams agieren. Legen Sie zudem gemeinsam Ihre Kommunikationsmittel fest und achten Sie in weiterer Folge auf den Medienbruch – es ist verwirrend, wenn alle mit allen verfügbaren Mitteln miteinander kommunizieren.
Achten Sie beim Ausmachen der Termine weiters auf die unterschiedlichen Zeitzonen Ihrer Kollegen und die Meeting-Sprache. Beherrscht einer diese nicht so gut, nehmen Sie Rücksicht darauf und sprechen Sie langsam und deutlich. Lassen Sie die soziale Seite in Ihrem Team nicht zu kurz kommen: Small Talk vor oder nach der Konferenz verhilft zu besserer Zusammenarbeit. Zum Schluss: Seien Sie sich der Tücken in virtuellen Teams bewusst und besprechen Sie mit ihren Online-Kollegen regelmäßig, wie die virtuelle Arbeit im Team funktioniert.