Was muss Ihre Hausverwaltung können?
Neue Fenster? Das zahlt die Hausverwaltung. Streit mit dem Nachbarn? Den soll der Verwalter schlichten. Missverständnisse wie diese sind leider weit verbreitet. Die Verwaltung übernimmt natürlich nicht die Kosten für die neuen Fenster – sie verwaltet lediglich das Geld der Eigentümergemeinschaft, beauftragt notwendige Arbeiten und wickelt die Bezahlung ab.
Wofür ist der Verwalter zuständig?
"Der Verwalter ist auch nicht der Haus-Polizist. Wir hören oft Dinge wie: Sagen Sie meinem Nachbarn er soll aufhören, seinen Müllsack vor die Tür zu stellen. Unternimmt man nichts, wird einem Untätigkeit vorgeworfen. Aber das ist nicht die Aufgabe des Hausverwalters", stellt Udo Weinberger, Geschäftsführer von Weinberger-Biletti Immobilienmanagement, klar. Auch Thomas Lang, Leiter des Bereichs Immobilienverwaltung und Vorstand der ÖRAG kennt solche Geschichten: "Die Eigentümer glauben, wir schlichten Streit innerhalb der Gemeinschaft, aber wir vertreten die Interessen des ganzen Hauses gegenüber Dritten. Wenn es Konflikte unter den Bewohnern gibt, können wir auf Wunsch eine Mediation durch einen externen Experten organisieren."
Der Verwalter ist Dienstleister für die Gemeinschaft. Als solcher hat er alle zwei Jahre eine Eigentümerversammlung abzuhalten und jedes Jahr eine Betriebskostenabrechnung zu legen. Er kümmert sich um die Hausreinigung, wickelt Sanierungsarbeiten ab und verwaltet das Vermögen der Eigentümergemeinschaft. Er beauftragt Reparaturen und beaufsichtigt die Arbeiten. Gerade bei der Frage von notwendigen Instandhaltungsmaßnahmen gehen die Meinungen oft auseinander. Ein Beispiel: "Es ist gesetzlich vorgeschrieben, in jeden Aufzug Innentüren einbauen zu lassen. Das ist in den vergangenen Jahren in den meisten Häusern gemacht worden. Aber viele Eigentümer waren dagegen, weil der Lift auch die letzten 30 Jahre funktioniert hat und sie kein Geld ausgeben wollten. Viele meinten, der Verwalter will ihnen – auf gut Wienerisch – etwas aufs Aug’ drücken", erzählt Weinberger. "Aber der Verwalter macht das nicht, weil er so gerne das Geld der Gemeinschaft ausgibt, sondern weil es seine Pflicht ist, solche Verordnungen umzusetzen."
Müssen die Eigentümer immer befragt werden?
Nicht immer müssen die Eigentümer überhaupt gefragt werden, bevor Arbeiten im Haus durchgeführt werden: Im Bereich der sogenannten ordentlichen Verwaltung – dazu gehört die Erhaltung der Liegenschaft und die Behebung von ernsten Schäden – darf der Verwalter auch ohne Beschluss agieren. Für den Tausch von kaputten Fenstern, die notwendige Sanierung von Balkonen oder die Behebung eines Wasserschadens muss er die Eigentümer gar nicht um Erlaubnis fragen.
Anders sieht es im Bereich der außerordentlichen Verwaltung aus: Über Verbesserungen und Bauarbeiten, die über die Erhaltung hinaus gehen, – zum Beispiel den Einbau eines Lifts, einen Dachbodenausbau oder die Umstellung einer Ölheizung auf Fernwärme – müssen die Eigentümer erst abstimmen. Für die Beschlussfassung genügt die einfache Mehrheit.
Kann man die Verwaltung wechseln?
Wer das Haus in neue Hände legen möchte, muss erst die alte Verwaltung kündigen. Das geht immer nur zum Jahresende unter Einhaltung einer dreimonatigen Kündigungsfrist und auch nur, wenn die Mehrheit zustimmt. "Irgendjemand im Haus muss ein solches Projekt in die Hand nehmen, den Beschluss formulieren und neue Angebote einholen. Wenn sich dafür niemand findet, gibt es auch keinen Wechsel", sagt Wolfgang Macho, Geschäftsführer von IMV Immobilien Management. Eine außerordentliche Kündigung während des Jahres ist nur bei einer schweren Verfehlung des Verwalters möglich. "Erhebt der Verwalter Einspruch, geht der Fall zu Gericht und es dauert länger als ein paar Monate, bis er abgeschlossen ist. Daher ist diese Form sehr selten, man wartet eher bis zum Herbst und kündigt per Jahresende."
Macho ortet seit einigen Jahren mehr Bewegung am Markt: "Wenn die Leute nicht zufrieden sind, wechseln sie die Hausverwaltung. Die Kunden sind informierter und dadurch kritischer. Sie hinterfragen die Leistungen stärker."
Ob das neue Unternehmen wirklich besser arbeitet, sieht man meist erst nach der ersten Abrechnungsperiode. Die Auswahl ist daher nicht so einfach. "Das Angebot sollte sehr detailliert sein, alle Kostenpositionen müssen ausgewiesen sein. Schließlich will man wissen, welche Leistungen die Verwaltung anbietet und welche nicht", so Thomas Lang.
Ob groß oder klein ist Geschmackssache: Kleine Verwaltungen sind oft persönlicher und flexibler. Große Unternehmen profitieren von einer eigenen Rechtsabteilung und einem Techniker-Team. "Derzeit ist der Online-Zugriff auf Daten ein spannendes Thema. Diese Entwicklungen kosten aber viel Geld, da tun sich große Verwaltungen natürlich leichter", so Macho.
Für das Verwalterhonorar gibt es keine fixen Sätze, der Durchschnittspreis liegt bei 3,25 Euro pro m² und Jahr. Geht man von Betriebskosten von durchschnittlich zwei Euro pro und Monat aus, betragen die Kosten für die Verwaltung 15 bis 20 Prozent. "Man kauft Zeit und Dienstleistungen", stellt Weinberger klar. "Je mehr Leistung man will, umso mehr muss man bereit sein zu zahlen."
Was muss eine gute Hausverwaltung können?
Die IS Immobilien GmbH verwaltet über 400 Häuser mit insgesamt rund 550.000 m² Nutzfläche. Geschäftsführer Karl-Heinz Dutzler weiß, worauf es ankommt und was die Bewohner erwarten:
"Ein Immobilienverwalter arbeitet mit fremdem Geld, daher sind Genauigkeit, Nachvollziehbarkeit und Redlichkeit enorm wichtig. Die Verwaltung ist eine sehr persönliche Dienstleistung, die viel mit Vertrauen zu tun hat. Die Kunden wollen wissen, wer sich um ihre Vermögenswerte und das Haus kümmert. Es muss daher auch einen konkreten Ansprechpartner geben. Bei uns arbeiten 65 Mitarbeiter – jede Liegenschaft wird von einem Team aus dem Verwalter als Hauptansprechpartner, einem Techniker, der vor Ort auch kleine Reparaturen durchführt und einer kaufmännischen Kraft, die sich um die Buchhaltung kümmert, betreut.
Die Anforderungen seitens der Eigentümer sind viel höher geworden, weil sich die Kunden viel besser auskennen und sich im Internet auch leichter informieren können. Es ist alles viel transparenter als früher. Heute reicht es nicht, einmal pro Jahr eine Abrechnung zu schicken. Die Eigentümer wollen mitreden, auch in Fällen, wo vom Gesetz keine Abstimmung vorgesehen ist. Bei uns wird daher jede Investition über 1000 Euro mit den Bewohnern besprochen.
Auch in Sachen EDV muss die Verwaltung heute mehr können: Der Eigentümer will über den wirtschaftlichen Status genau informiert sein. Er will wissen, wie viel gerade in der Rücklage ist, welche Arbeiten durchgeführt werden, welche Firmen damit beauftragt wurden und wie die Betriebskostenabrechnung im Detail aussieht. Die Eigentümer wollen jederzeit online auf diese Daten zugreifen können. So wie einige andere Hausverwaltungen, arbeiten auch wir gerade an einem entsprechendem System. Bald wird aber auch dieses Service Standard sein."
Wenn der Verwalter die Eigentümer nicht vertreten kann
Karin Sammer, Wohnrechtsexpertin des ÖVI erklärt, was Eigentümervertreter und Hausvertrauenspersonen dürfen:
Grundsätzlich vertritt der Hausverwalter die Eigentümergemeinschaft. Wenn es aber zu Konflikten kommt, ist das nicht immer möglich. Das Wohnungseigentumsgesetz sieht daher einen Eigentümervertreter als Kollisionskurator vor. Seine Aufgabe besteht darin, die Eigentümergemeinschaft gegenüber dem bestellten Verwalter zu vertreten, wenn dieser die Belange der Gemeinschaft wegen widerstreitender eigener Interessen nicht ausreichend wahrnehmen kann. Ein klassischer Fall wäre eine gerichtliche Auseinandersetzung zwischen dem Verwalter und den Wohnungseigentümern. Für die Bestellung eines Eigentümervertreters ist ein Mehrheitsbeschluss notwendig.
Eine Hausvertrauensperson oder ein Haussprecher hat mit dem Eigentümervertreter nichts gemeinsam. Hausvertrauensleute fungieren lediglich als Kommunikationsdrehscheibe zwischen Eigentümern und Verwaltung, können aber keine rechtswirksamen Vertretungshandlungen für die Gemeinschaft setzen.
Kommentare