KI erfolgreich im Unternehmen implementieren: Von der Strategie zur Praxis

Künstliche Intelligenz kann vieles – aber sie ersetzt keine menschliche Expertise, keine Empathie und kein strategisches Denken. Genau hier liegt der Schlüssel zum Erfolg: Die Kombination aus Technologie und menschlicher Intelligenz. Hybride Intelligenz nennt sich dieser Ansatz und er entscheidet darüber, ob KI-Projekte in Unternehmen scheitern oder nicht.

Dr. Andreas Sackl, Leiter des Kompetenzfelds Digital Enterprise & User Experience an der Technikum Wien Academy, setzt genau hier an und führt im Interview aus, wie KI in Unternehmen nachhaltig verankert werden kann – mit Fokus auf Menschen, Prozesse und strategische Implementierung. Zudem erklärt er, warum der Mensch „im Loop“ (dt.: in der Schleife) bleiben muss, welche Rolle Change Management spielt und wie Unternehmen mit einem durchdachten Use Case die KI-Implementierung starten können.

KURIER: Herr Dr. Sackl, viele Unternehmen wollen KI einsetzen. Wie sollte man vorgehen, wenn man damit startet?

Andreas Sackl: Die erste Frage sollte immer sein: Was verstehen wir eigentlich unter KI – und warum wollen wir sie einsetzen? Das klingt banal, aber genau hier fängt es an. Viele Unternehmen denken, sie brauchen KI, aber wenn man genauer hinschaut, reicht vielleicht ein gescheites Wissensmanagementsystem oder eine regelbasierte Automation. Man muss nicht immer auf den Hype aufspringen. Erst wenn ich das Problem eruiert und verstanden habe und weiß, dass generative KI oder ein Agent die Lösung sein könnte, kann ich die nächsten Schritte gehen.

Welche Schritte sind das konkret?

Andreas Sackl: Man sollte sich an bewährte Methoden aus der Softwareentwicklung halten: Probleme analysieren, Nutzer:innen von Anfang an einbinden, verstehen, wie im Unternehmen gearbeitet wird. Jedes Unternehmen hat implizites Wissen, das unter den Mitarbeitenden verteilt ist und das muss man erst mal abfangen. Und ganz wichtig: Die Daten. KI-Modelle sind datengetrieben, aber die Daten müssen aufbereitet werden. Sind sie aktuell? Fehlerfrei? Das kostet Ressourcen, Zeit und Geld. Dessen muss man sich bewusst sein.

Sie sprechen von „hybrider Intelligenz". Was bedeutet das?

Andreas Sackl: Hybride Intelligenz kombiniert künstliche und menschliche Intelligenz. KI kann viele Dinge sehr gut, aber sie versteht keine komplexen Zusammenhänge über Systeme hinweg und hat keine Empathie. Ich brauche den Menschen, um Anforderungen zu definieren, um zu verstehen, was das System können und wer davon profitieren soll. Der Mensch ist das Bindeglied zwischen dem algorithmischen Generieren und dem Verstehen. Wenn ich das nicht verstanden habe, bin ich nur Beifahrer:in – und das ist nicht im Sinne der meisten Unternehmen.

Können Sie das an einem Beispiel verdeutlichen?

Andreas Sackl: Nehmen wir die Softwareentwicklung. Wenn ich die Anforderungen kenne, kann ich eine KI beauftragen, die Software zu entwickeln. Aber die Anforderungen zu definieren, ist der schwierigste Teil. Was wollen unterschiedliche Stakeholder? Wie soll das Produkt funktionieren? Diese Prozesse sind aktuell nicht durch KI abbildbar. Ich stelle mir das oft als Sandwich-Modell vor: Der Mensch steht am Anfang und am Ende. In der Mitte können Agenten die mühsamen, repetitiven Schritte übernehmen.

Wie kann man sicherstellen, dass durch den Einsatz von KI keine Sicherheitslücken entstehen und der Mensch die Kontrolle behält?

Andreas Sackl: Stichwort: „Human in the Loop“. Sicherheitslücken entstehen oft dort, wo Unternehmen ein System einfach einsetzen, ohne vorher zu überlegen. Entscheidend ist, von Anfang an Rahmenbedingungen zu definieren: Was soll der Agent konkret machen? Welches Problem löst er? Wo darf er agieren? Wenn ich diese fundamentalen Fragen beantwortet habe, kann ich einen Agenten erstellen oder erstellen lassen und auf diese Aufgaben hintrainieren. Wichtig ist, die Human-in-the-Loop-Aspekte mitzudenken, das heißt, die Kontrolle bleibt beim Menschen. Bei kritischen Entscheidungen macht die KI Vorschläge und erklärt sie und ich kann verstehen, warum ein Vorschlag angeboten wurde, aber entscheide selbst über die Umsetzung. So berücksichtigt man Sicherheitsaspekte von Grund auf.

Studien zeigen, dass 90 Prozent der KI-Projekte scheitern. Woran liegt das?

Andreas Sackl: Es gibt verschiedene Gründe: Oft werden die Arbeitsprozesse nicht richtig verstanden, die Qualität oder die Aufbereitung der Daten stimmt nicht (Stichwort Data Science) oder die Mitarbeiter:innen werden nicht eingebunden. Wenn ich den Leuten einfach ein Tool gebe, ohne ihre Bedürfnisse zu verstehen, hilft mir die beste Technologie nichts. Zu glauben, dass die KI in jedem Unternehmen, in jeder Branche und für jedes Produkt die Lösung ist, ist ein Trugschluss. Und genau deshalb scheitern Projekte.

Wie wichtig ist Weiterbildung in diesem Kontext?

Andreas Sackl: Extrem wichtig. Die Entwicklung geht so schnell, dass man kontinuierlich am Ball bleiben muss. Vor ein paar Monaten hätten wir noch nicht über OpenClaw gesprochen – jetzt ist es ein Riesenthema. Das zeigt, wie wichtig es ist, technologische Entwicklungen zu monitoren. Und: KI ist niederschwellig und leicht zugänglich, aber ich brauche die Skills, um mit ihr umgehen zu können. Ich muss wissen, was die Grenzen und was die Stärken sind. Dann hat sie einen Nutzen.

Viele Unternehmen haben Angst vor dem Einstieg. Wie nimmt man ihnen diese Angst?

Andreas Sackl: Indem man klein anfängt. Also nicht glauben, dass man alles auf einen Schlag lösen kann. Suchen Sie sich einen Use Case (dt.: Anwendungsfall) raus, der mit überschaubarem Aufwand einen Quick Win bringt. Fokussieren Sie sich auf ein Problem, das Ihre Mitarbeiter:innen wirklich beschäftigt. Und binden Sie die Mitarbeiter:innen von Anfang an ein – nicht von oben herab, sondern gemeinsam. Fragen Sie: Wo können wir euch unterstützen? Wenn Sie einmal den Prozess durchlaufen haben, wird es für die Folgeprojekte deutlich einfacher.

Welche Ressourcen sollte man einplanen?

Andreas Sackl: Es gibt einen Richtwert, der besagt, dass wenn man in ein Unternehmen etwas einführt, ein Drittel der Ressourcen in IT-Infrastruktur, Algorithmen und Daten und zwei Drittel in die Mitarbeitenden und Prozesse gesteckt werden. Das betrifft das Change Management, also das Integrieren und Eingliedern von Änderungen in Prozesse. Und das gelingt mir nur, wenn ich meine Mitarbeiter:innen dahingehend schule und ihnen diese Skills weitergebe. Dieser Prozess wird leider oft unterschätzt, aber ohne diese Investition in die Menschen funktioniert es nicht nachhaltig.

Was passiert, wenn man das nicht beachtet?

Andreas Sackl: Dann entsteht die sogenannte „Shadow AI". Es gibt genug Beispiele von Unternehmen, wo eine angepasste KI-Lösung eingeführt wurde, aber die war nicht zielgerichtet und an den Nutzer:innen vorbei entwickelt. Was ist passiert? Die Mitarbeiter:innen haben ihre privaten ChatGPT-Zugänge genutzt und damit gearbeitet. Sprich: Es wurde viel Geld verbraten und datensicherheitstechnisch ist das natürlich nicht optimal. Genau das will man vermeiden.

Wie sieht die Zukunft der Arbeit mit KI aus?

Andreas Sackl: Die Interaktion mit Software wird sich verändern. Vielleicht sind weniger Klicks in Menüs notwendig, dafür wird mehr Sprachinteraktion gefragt sein. Stellen Sie sich vor, Sie machen die nervige Reisekostenabrechnung im Dialog statt durch komplizierte Software. Das kann sehr hilfreich sein. Aber es wird nicht darum gehen, Mitarbeiter:innen zu ersetzen oder wegzurationalisieren. Ich brauche Personen, die das Domänenwissen haben, die verstehen: Was bedeutet eine Entscheidung, die von der KI vorgeschlagen wird? Dieses blinde Verlassen auf die KI nach dem Motto „Das wird schon so passen" – ist gar nicht erwünscht. KI muss als Tool verstanden werden, als Werkzeug, das einem hilft, Entscheidungen schneller oder besser zu treffen. Aber immer mit diesem „Human-in-the-Loop"-Gedanken. Deshalb ist auch die Schulung der Mitarbeitenden so wichtig – sie müssen lernen, kritisch zu hinterfragen und die richtigen Fragen zu stellen. Also es braucht auf jeden Fall weiterhin die menschliche Expertise.

Was raten Sie Unternehmen für die nächsten Monate?

Andreas Sackl: Entwickeln Sie eine KI-Strategie und seien Sie mutig. Nicht nur das Tool kaufen, sondern ganzheitlich denken: Governance, Zielsetzung, Mitarbeiter:innen einbinden und Prozesse verstehen. Es wird sich die Spreu vom Weizen trennen: Wer es schafft, KI sinnvoll und nachhaltig einzusetzen, wird künftig einen Wettbewerbsvorteil haben. Aber es passiert nicht automatisch – es braucht eine Strategie, Zeit und die richtigen Menschen.

Fazit

KI wird die Arbeitswelt verändern – aber nur dort nachhaltig Erfolg haben, wo der Mensch weiterhin im Mittelpunkt steht. Unternehmen, die jetzt in Strategie, Prozesse und Mitarbeiter:innen-Upskilling investieren, werden die Gewinner:innen von morgen sein. Hybride Intelligenz statt blindem Technologieeinsatz ist entscheidend. Unternehmen, die jetzt einsteigen und mit KI arbeiten, sichern sich langfristig Wettbewerbsvorteile. Und der Schlüssel zum Erfolg lautet: Klein anfangen, ganzheitlich denken und kontinuierlich am Ball bleiben.