Digitalisierung: „Ein weiterer Schritt in die Zukunft“

Warum Dieter Kinzer, Präsident der Notariatskammer Steiermark, für eine Verlängerung der digitalen Möglichkeiten über den 31. Dezember 2020 plädiert, erklärt er im Gespräch.

Die gesetzlichen Regelungen während der Corona-Pandemie haben die digitalen Möglichkeiten im Notariat erweitert: Was genau fällt darunter?

Dieter Kinzer: Derzeit können nahezu alle notariellen Tätigkeiten – natürlich unter Einhaltung gewisser gesetzlich festgelegter Anforderungen – auch online durchgeführt werden. Das betrifft im Gesellschaftsrecht vor allem Notariatsakte über GmbH-Gesellschaftsverträge, Abtretungsverträge über Geschäftsanteile, aber auch Protokolle über General- und Hauptversammlungen sowie die Beglaubigung von Unterschriften auf Firmenbuchanmeldungen oder Immobilienkaufverträgen.

Sie sagten, dass die Digitalisierung für nahezu alle notariellen Tätigkeiten gilt. Welche sind davon ausgenommen?

Für die Erstellung eines Testaments sowie sonstige letztwillige Verfügungen muss man nach wie vor persönlich zum Notar kommen. Außer natürlich, man entscheidet sich für ein handschriftliches Testament.

Warum ist das bei Testamenten so geregelt?

Dabei handelt es sich um höchstpersönliche Erklärungen. Dazu kommt, dass die Testierfähigkeit persönlich besser festgestellt werden kann, weil der unmittelbare Eindruck gegeben ist. In einer Videokonferenz ist das nicht so möglich. Aber natürlich kann man darüber diskutieren, ob gegebenenfalls auch da eine Online-Variante gefunden werden sollte. Da wird der Gesetzgeber gefordert sein.

Hat sich diese Ausweitung der digitalen Amtshandlungen in der Praxis bewährt?

Absolut. Dass wir unseren Klienten diese Möglichkeiten bieten konnten, ist sehr gut angekommen: Wir haben in der Corona-Zeit eine Vielzahl notarieller Amtshandlungen erfolgreich digital abgewickelt. Uns Notaren war und ist es sehr wichtig, auch in dieser schwierigen Zeit die Versorgung der Bürger mit Rechtsdienstleistungen zu gewährleisten.

Wie lange gilt diese Online-Regelung?

Vorerst bis einschließlich 31. Dezember 2020. Wobei es wünschenswert wäre, diese digitalen Möglichkeiten auch danach wahrnehmen zu können. Eine Beibehaltung der Regelung wäre nämlich ein Schritt in die Zukunft.

Inwiefern?

Zum einen, weil sich, wie gesagt, die digitalen Lösungen im Notariat bewähren. Zum anderen haben diese auch noch zahlreiche andere Vorteile. Denken Sie an eine Aktiengesellschaft, deren Aktionäre nicht in der selben Stadt sitzen. Warum sollen die künftig von weiß Gott woher anreisen, wenn die Generalversammlung auch digital abgehalten werden kann. Das gilt auch, wenn Gesellschafter einer GmbH den Gesellschaftsvertrag ändern wollen und vieles mehr. Kann man den digitalen Weg auch im kommenden Jahr und darüber hinaus beschreiten, spart das den Betroffenen Zeit und Geld. Nicht zuletzt könnte durch die geringere Reisetätigkeit auch die Umwelt entlastet werden.

Gerade in Zusammenhang mit der notariellen Tätigkeit kommt dem Thema Sicherheit große Bedeutung zu. Wie wird diese gewähr- leistet?

Ganz am Beginn, also bevor die notarielle Amtshandlung digital erfolgt, wird die Identität des Klienten mithilfe eigener Verfahren festgestellt. Wie auch in der analogen Welt führen wir natürlich auch allfällige Prüfungen hinsichtlich Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung durch. Wenn die Dokumente fertig vorbereitet sind, steht eine Videokonferenz auf dem Programm, in der der Notariatsakt verlesen und letzte Fragen geklärt werden können. Der Klient bringt unter Aufsicht des Notars seine qualifizierte elektronische Signatur am jeweiligen Dokument an. Danach bringt der Notar bei den Beglaubigungen noch die Beglaubigungsklausel auf und signiert die Urkunden mit seiner Beurkundungssignatur. Die Dokumente werden anschließend, wie auch bei den analog errichteten Urkunden, dort eingesetzt, wo sie benötigt werden. Also etwa bei Urkunden für das Grundbuch oder Firmenbuch.

Ein anderer wichtiger Aspekt ist die Beratung. Mussten Sie in der digitalen Welt dabei Abstriche machen?

Selbstverständlich nicht. Kommunikation, Beratung und maßgeschneiderte Lösungen, etwa bei Gesellschaftsverträgen, sind einfach zentraler Kern unserer Beratung. Egal, ob diese persönlich erfolgt, per Telefon oder in einer Videokonferenz. Möglicherweise muss man sich auf die beiden letztgenannten ein bisschen genauer vorbereiten. Außerdem braucht es dabei mehr Selbstdisziplin, weil ja immer nur einer sprechen kann.

Die Digitalisierung ist ja für Österreichs Notare schon lange Alltag … Das stimmt. Seit 20 Jahren werden sämtliche Akten und Urkunden im elektronischen Urkundenarchiv des österreichischen Notariats gespeichert. Auch im Rechtsverkehr mit der Justiz setzen wir seit langem auf digitale Anwendungen. Ein weiterer Meilenstein war die Gründung der digitalen GmbH – alles zum Vorteil des Klienten.