Controlling-Dauerbrenner Reporting: Genug Trial & Error

Exzellenz im Reporting-Design

Generelle Gestaltungsempfehlungen: Was die optimale Visualisierung von Informationen, also das Reporting Design, anbelangt, können Controller heute auf wissenschaftlich fundierte Gestaltungsregeln zurückgreifen. Der Forschungsbereich CRF der FH OÖ entwickelte ein umfangreiches Set an Empfehlungen für die Gestaltung von Tabellen, Diagrammtypen sowie interaktiven Visualisierungen. Durch entscheidungsrelevante und top-gestaltete Reports etabliert sich das Controlling als kompetenter Partner des Managements.

Unternehmensspezifische Ausgestaltung: Die Umsetzung eines exzellenten Reportings muss an das jeweilige Unternehmen angepasst werden. Mit welchen Kennzahlen wird die Performance gemessen? Wird primär im Vergleich zum Budget oder im Vergleich zum Vorjahr gesteuert? Oder ist vor allem der (rollierende) Forecast relevant? Und schließlich gibt die verwendete IT-Lösung Möglichkeiten und Grenzen für das Reporting Design vor.

Objektive Prüfung statt Trial & Error: Um zu optimalen Reporting-Design-Guideline zu kommen, empfiehlt sich, im Vorfeld von Implementierungsprojekten Eye Tracking-Analysen mit den konkreten Berichtslesern durchzuführen. Eine derartige Einbeziehung des Managementteams in die Konzeption bringt wenig Aufwand mit sich, führt aber zu einem starken Commitment und hoher Akzeptanz des neuen Standards. Spätere teure Adaptierungen bereits implementierter IT-Lösungen können so vermieden werden.

Exzellenz in der Berichtserstellung

Um ihrer Rolle als Business Partner gerecht werden zu können, benötigen Controller entsprechende zeitliche Ressourcen. Das Reporting entpuppt sich hier vielfach als großer Kapazitätsfresser. Um dem entgegen zu wirken, sollten Reports und Dashboards äußerst effizient und im Idealfall weitestgehend automatisiert erstellbar und auf verschiedenen Ausgabegeräten verwendbar sein.

In sehr vielen Unternehmen wird als Reporting-Tool Microsoft Excel eingesetzt. Mit fortgeschrittenen Excel-Kenntnissen sind Controller in der Lage, den steigenden Anforderungen gerecht zu werden und sich selbst Freiraum für Projektarbeiten und Beratung des Managements zu schaffen. Business Intelligence-Lösungen wie Power BI helfen bei der Datenmodellierung, -visualisierung, und -analyse. Mittels VBA- oder RPA-Programmierung können zeitintensive, repetitive Arbeitsschritte automatisiert werden.