Professionell Nein sagen: 5 Beispiele für den Büroalltag

Wieder einmal eine Aufgabe übernommen, die eigentlich jemand anderer hätte machen sollen? Die Wochenend-Sms vom Chef nicht nur toleriert, sondern auch freundlich beantwortet oder sich im Meeting vom Kollegen unterbrechen lassen? Professionell Nein sagen und Grenzen setzen, will gelernt sein. Denn sonst läuft man Gefahr, als Arbeitsverweigerer oder gar unhöflich zu gelten. In den sozialen Medien haben sich ungezählt viele Influencer genau in diesem Bereich eine gewaltige Reichweite aufgebaut. Sie liefern schlagfertige Phrasen, die sich im Joballtag simpel einsetzen lassen sollen.

Der Kanadierin Laura Whaley folgen allein auf TikTok 3,9 Millionen Menschen. Ihre Videos „How to professionally say ...“ (übersetzt „Wie man es professionell ausdrückt ...“) gehen seit 2020 um den Globus. In Deutschland erreicht Mia Pejic mit ihren Rhetorik-Videos ein Millionenpublikum in den sozialen Medien. Doch wie praktikabel sind ihre Vorschläge wirklich und gibt es für jede Situation eine diplomatische Antwort?

Die Basis für Diplomatie

Diese Frage hat Kommunikationsprofi Jürgen Eisserer analysiert – und von ihm abgesegnete Sätze für heikle Situationen mitgeliefert. Das vernichtende Urteil des Experten: Die Videos der Influencer sind unterhaltsam, aber größtenteils nicht alltagstauglich. „Die meisten Phrasen setzen auf Schlagfertigkeit, auf Gewinner und Verlierer eines Gesprächs. Aber das Ziel muss immer der Dialog sein“, sagt er und ergänzt: „Wenn es diplomatisch sein soll, ist Respekt immer wichtiger als das eigene Ego.“ Wie das konkret aussehen kann, verdeutlichen folgende fünf Beispiele. Was man unverblümt sagen will – und wie man es sagen sollte.

1) „Ich mache das nicht – machen Sie es selber.“

Influencerin Laura Whaley rät ihren Followern, den Satz folgendermaßen zu professionalisieren: „Ich glaube, das fällt in Ihren Aufgabenbereich, aber ich unterstütze Sie gerne, wo es sinnvoll ist.“

Für Jürgen Eisserer ist das eine „riskante Ego-Aussage“. Zu sagen, dass etwas nicht in den eigenen Aufgabenbereich fällt, wäre möglich, aber dann müsste es auch stimmen. Ist eine Aufgabe eigentlich Teil des Jobs, aber man kommt womöglich mit der Zeit nicht zurecht, empfiehlt er einen anderen Weg: „Ich habe leider echt keine Zeit, das zu übernehmen, aber wie könnten wir es trotzdem schaffen?“ Eine Frage wäre weit konstruktiver als eine Aussage, meint er. Außerdem würde sie einen Dialog eröffnen, um das Problem zu lösen, statt abzuwehren.

2) „Meine Arbeit ist unterbezahlt.“

Um Laura Wahleys Alternativ-Aussage zu verwenden, braucht es ein gutes Erinnerungsvermögen. Sie rät zu sagen: „Mein Aufgabenbereich hat sich weit über den ursprünglichen Rahmen hinaus erweitert und ich würde gerne ein Gespräch vereinbaren, um eine neue Aufgabenbeschreibung zu besprechen, die diesem Umstand Rechnung trägt.“

Jürgen Eisserer wiederum empfiehlt an dieser Stelle, die Bitte als Wunsch zu formulieren, das wäre eines der „mächtigsten Instrumente“. Sein Vorschlag: „Aufgrund meiner Entwicklung habe ich den großen Wunsch, mehr dafür bezahlt zu bekommen.“

3) „Oops, das habe ich vergessen.“

Anstatt zu sagen, dass man etwas vergessen hat, empfiehlt Mia Pejic: „Danke, dass du mich daran erinnerst.“ Für Jürgen Eisserer ist das einer der besten Tipps – denn die Influencerin bedient sich der Methode des Reframings. „Es ist der gleiche Inhalt aber mit positivem Effekt – man macht sich nicht kleiner, sondern bleibt auf Augenhöhe“, lobt er.

4) „Stören Sie nicht an meinem freien Tag.“

US-Anwalt Vince Xu alias Lawyer Vince bietet mehrere Möglichkeiten, um eine unerwünschte Kontaktaufnahme an freien Tagen zu unterbinden. Eine davon: „Ich bin heute nicht erreichbar. Falls es dringend ist, schicken Sie mir bitte die Details schriftlich, dann werde ich mich am Montag vorrangig darum kümmern.“

Jürgen Eisserer rät, die Aussage als Bitte umzugestalten. „Bitte um Verständnis, es ist Urlaubszeit und ich möchte diese auch einhalten.“

5) „Unterbrechen Sie mich nicht.“

US-Staranwalt Jefferson Fisher (6,2 Millionen Follower auf Instagram – dem KURIER hat er zu einem Buch-Debüt ein ausführliches Interview gegeben) schlägt folgende Alternative vor: „Ich kann Sie nicht hören, wenn Sie mich unterbrechen.“ Rhetorik-Profi Jürgen Eisserer setzt auch hier auf die Bitte: „Lassen Sie mich bitte den Gedanken noch weiterführen.“ Außer jemand unterbricht rüpelhaft oder destruktiv. Dann gilt Klarheit vor Harmonie und ein einfaches „Lass mich bitte ausreden“, kann Wunder bewirken.