Mit der Firma umziehen: Firmenumzug richtig planen
Ein Firmenumzug bedarf einer sauberen Vorausplanung.
Unabhängig davon, ob sich das neue Büro in der gleichen oder einer anderen Stadt befindet, sollte alles im Voraus geplant werden. Es ist besser, das Umzugsdatum nicht bis zum Ende des Mietvertrags zu verschieben, um Zeit für unvorhergesehene Zwischenfälle und wichtige Formalitäten zu haben.
Wo fangen Sie an, wenn Sie mit Ihrem Unternehmen umziehen wollen?
Bei einem Firmenumzug geht es nicht nur darum, Ihren Stempel, Ihre Visitenkarte oder Ihr Firmenschild zu ändern. Es geht nicht nur darum, eine "Wir haben eine neue Firmenanschrift"-Nachricht an Kunden zu verschicken. Es bedeutet vor allem, dass sämtliche Arbeitsplätze, das gesamte Inventar sowie die bisher gesammelten Vermögenswerte des Unternehmens umgezogen werden müssen.
Die Angelegenheit wird noch komplizierter, wenn das Unternehmen seit langem am selben Ort tätig ist und seine materiellen und damit auch personellen Ressourcen systematisch erweitert.
Das wirft die Frage auf, die kleine und große Unternehmer nachts wachhält: Wie organisiert man einen Firmenumzug, ohne verrückt zu werden? Hier sind einige Tipps!
Informieren Sie Mitarbeiter und Kunden über den Firmenumzug
Planen Sie jeden Schritt des Umzugs, bevor Sie allen mitteilen, dass Ihr Unternehmen tatsächlich umzieht. Es ist ratsam, viel Zeit in die Planung zu investieren - so können Sie sich um jeden noch so kleines Detail kümmern, und auch um alle Eventualitäten, die Ihre Pläne durchkreuzen könnten.
Die Mitarbeiter sollten frühzeitig über den geplanten Umzug informiert werden. Solche Informationen sind auch für Kunden wichtig, unabhängig davon, ob Sie sie persönlich im Büro empfangen oder sie über andere Kanäle kontaktieren. Sie müssen darüber informiert werden, dass sich die Büroadresse ändern wird. Stellen Sie diese Informationen auf Ihrer Website, in den sozialen Medien und auch physisch im Büro zur Verfügung, wenn Kunden ins Büro kommen.
Machen Sie eine Bestandsaufnahme des Büros und erstellen Sie eine Liste
Ein Umzug ist eine gute Gelegenheit, um eine Bestandsaufnahme aller Geräte und Möbel zu machen. Es kann sein, dass Sie nicht alle Geräte oder Möbel in Ihrem neuen Büro benötigen. Während des Einpackens und Auspackens ist es hilfreich, eine Liste aller Bürogeräte und anderer Ausrüstungsgegenstände zu erstellen, die Sie umziehen möchten. Planen Sie die Raumaufteilung in Ihrem neuen Büro Ein neues Büro bedeutet nicht immer mehr Platz. Planen Sie daher am besten im Voraus, wie Schreibtische, Regale und Büroausstattung angeordnet werden sollen. So können Sie Chaos und Unordnung vermeiden, wenn Sie Dinge in das neue Büro bringen.
Eine gute Vorbereitung ist bei einem Firmenumzug das A und O.
Planen Sie Ihren Umzug: Versicherung, Datum, Dauer
Wie planen Sie einen Firmenumzug? Nehmen Sie einen Stift und ein leeres Blatt Papier in die Hand und schreiben Sie die verschiedenen Punkte auf:
- Versicherung: Wer haftet, wenn Schäden am Firmeneigentum entstehen? Während bei Privathaushalten oftmals die private Hausratversicherung für Schäden am alten und neuen "Wohnort" für maximal 2 Monate aufkommen, greift bei Firmenumzügen die Inhaltsversicherung der Firma. Grundsätzlich werden durch das Umzugsunternehmen verursachte Schäden durch das Umzugsunternehmen bzw. dessen Versicherung übernommen. Allerdings bis zu einer gesetzlich festgelegten Obergrenze von höchstens 620 Euro pro Kubikmeter Fracht (Paragraf 451e Handelsgesetzbuch).
- Datum: Bestimmen Sie das Datum des Umzugs und den Ort, an den Sie das Unternehmen verlegen wollen.
- Dauer: Schätzen Sie die Dauer des Umzugs. Beantworten Sie hier die Frage, wie viele Tage der Firmenumzug dauern wird. Für ein kleines Unternehmen sollte der Umzug innerhalb eines Tages erfolgen. Große Unternehmen benötigen 2-3, manchmal 4 Tage für den Transport aller Geräte, Dokumente, Möbel und Zubehör.
Jeder Unternehmer möchte, dass das gesamte Unternehmen so schnell wie möglich vorankommt - das Sprichwort "Zeit ist Geld" spiegelt in diesem Fall die gesamte Situation genau wider. Doch anstatt Spannung und Eile aufzubauen, sollten Sie diese Zeit einplanen. Lassen Sie auch einen Spielraum für Fehler, d.h. 1-2 zusätzliche Tage, damit alle Ihre Verpflichtungen erfüllt werden können. Wir möchten Sie daran erinnern, dass es bei einem Umzug nicht nur darum geht, Möbel und Geräte zu transportieren, sondern auch darum, sie aufzustellen, die Inneneinrichtung einzurichten und das Personal an den neuen Ort anzupassen.
Richtige Vorbereitung auf einen Umzug - Die Verpackung
Das Verpacken der Gegenstände Ihres Unternehmens ist ein äußerst wichtiger Teil des Umzugs. Alle gläsernen und zerbrechlichen Gegenstände werden mit besonderer Vorsicht behandelt, einschließlich Drucker, Faxgeräte, Scanner, Computermonitore, Laptops, Auszeichnungen, die das Unternehmen erhalten hat. Solche Geräte sollten in geeigneter Weise verpackt werden, d.h. in Luftpolsterfolie eingewickelt und in eine geeignete Umzugskiste gelegt werden, lieber jedoch im Originalkarton.
Darüber hinaus sollten empfindliche Geräte, Glas und sensible Geräte ordnungsgemäß gekennzeichnet werden. Aufkleber mit der Aufschrift "Vorsicht! Glas! Zerbrechlich!, sollte auf der Verpackung stehen. Die Kartons werden dann in einem separaten Teil des Fahrzeugs untergebracht oder auf das Dach gestellt, um den Kontakt mit dem schweren Sortiment zu vermeiden.
Ein Unternehmen beauftragen - warum Umzugsunternehmen beauftragen?
Die Beauftragung eines Unternehmens, das günstige Umzugsdienstleistungen anbietet, ist für jedes Unternehmen ein Muss. Auf diese Weise sparen Sie wertvolle Zeit, die Sie Ihrem Unternehmen und Ihren Mitarbeitern widmen können. Außerdem verfügen professionelle Umzugsunternehmen über den richtigen Fuhrpark, z.B. einen Gepäckwagen, einen Container und einen Möbeltransporter, so dass das Einpacken und der Transport von schweren, großen Geräten kein Problem darstellen.
Ernennen Sie einen Koordinator für den Firmenumzug
Das ausgewählte Umzugsunternehmen wird Ihnen beim Heben und Bringen der Dinge helfen, aber alle Aktivitäten im Büro (Packen, Sicherstellen, dass alles an seinem Platz ist, Kontakt mit dem Umzugsunternehmen) müssen effizient koordiniert werden. Wenn die Verantwortung verstreut und undefiniert ist, kann ein unnötiges Chaos entstehen. Am besten ernennen Sie einen Koordinator aus den Reihen der Mitarbeiter - natürlich mit deren Zustimmung. Diese Person wird die Aufgabe haben, das Management über den Fortschritt zu informieren und den gesamten Büroumzug in die Wege zu leiten.
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