Firmen hängen am Papier: Jede zweite druckt Rechnungen aus

Wie macht man einen als fad verschrienen Beruf blitzartig hochmodern? Man ernennt den Buchhalter zum „Data Scientist“. Klingt zwar wie ein Witz, entspricht aber dem Büroalltag: Vom Kleinbetrieb bis zum Großkonzern sind heute IT-Kenntnisse im Rechnungswesen gefragt.

Allein, die Ausbildung hält nicht Schritt, kritisiert Gerald Vlk von Deloitte Österreich. Die Stundenpläne seien vollgestopft mit Fachwissen. „Aber die Frage, wie organisiere ich Abläufe hocheffizient oder automatisiert, kommt gar nicht vor.“

Papier und PDF dominieren

Kein Wunder also, wenn Österreichs Buchhaltung nachhinkt. Zwar wird das Thema als wichtig erachtet: 43 Prozent haben eine Digitalisierungsstrategie. Die Umsetzung erfolgt aber schleppend, zeigt eine Deloitte-Umfrage bei 370 Unternehmen, die dem KURIER vorliegt. Vlk: „Die Unternehmen bemühen sich zwar, aber die Geschwindigkeit und das Ausmaß sind überschaubar.“

Greifbarer Ausdruck: 52 Prozent drucken Rechnungen noch aus, wenn sie elektronisch ankommen – vor zwei Jahren waren es 61 Prozent. Auch im Rechnungsversand dominiert Papier (48 Prozent), gefolgt vom denkbar ungeeigneten PDF-Format (43 Prozent). Nur acht Prozent wählen direkt verarbeitbare Formate (XML, Edifact).

Vorbild Italien?

Just Italien, dessen Verwaltung sonst kaum Pionierstatus genießt, ist hier Vorreiter. Dort müssen Unternehmen ab 1. Jänner 2019 Rechnungen elektronisch vorab an die Steuerbehörde übermitteln (im Fachjargon "E-Invoicing" genannt). Dort werden diese automatisch überprüft und an die Empfängerfirma weiterleitet. Das soll primär die Schattenwirtschaft unterbinden, wird aber digitalen Standards einen Schub verpassen.

Kaum angekommen ist in Österreichs Rechnungswesen die Cloud: Nur 15 Prozent nutzen die Daten-Speicherung via Internet auf Großservern. Fast die Hälfte der Befragten nennt Sicherheitsbedenken als Hürde. Zu Unrecht, findet Vlk: „Der Reflex ist: Hilfe, die Daten liegen woanders. Dabei können große Anbieter meist höhere Sicherheitsstandards garantieren als ein kleines Unternehmen mit seinem lokalen Server.“

Weniger zum Einsparen

Ein Grund für die Zurückhaltung ist, dass Österreichs Firmen zumeist kleiner sind. Automatisierte Abläufe – robotergesteuerte Prozesse – haben nur 14 Prozent im Einsatz. International haben 53 Prozent der Unternehmen damit schon Erfahrungen.