Erfolgsfaktoren der Digitalisierung: Was Unternehmen laut Studien beachten sollten

Digitalisierung als strategischer Erfolgsfaktor

Während viele Unternehmen die Notwendigkeit der digitalen Transformation erkannt haben, fehlt es häufig an einer strukturierten Umsetzung. Das zeigt unter anderem die in Deutschland durchgeführte Studie über die Erfolgsfaktoren in der Digitalisierung von otris deutlich. Sie analysiert, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen, damit digitale Projekte erfolgreich sind. 

Studienlage: Wo stehen Unternehmen heute? 

Die Digitalisierung bleibt für viele deutsche Unternehmen eine Herausforderung. Ganze 26 % der Befragten berichten, dass ihr Unternehmen in den letzten drei Jahren keinerlei Fortschritte bei der Digitalisierung gemacht hat – teils gab es sogar Rückschritte.

Besonders auffällig: 62 % nutzen Künstliche Intelligenz (KI) im Arbeitsalltag überhaupt nicht, und von denjenigen, die KI einsetzen, verwenden 57 % sie nur sehr selektiv. Diese Zurückhaltung bremst den digitalen Fortschritt erheblich – ein Trend, der sich nicht nur in Deutschland, sondern auch in Österreich zeigt: Dort nutzen  60 % der Firmen Künstliche Intelligenz nicht.

Auch der allgemeine Digitalisierungsgrad lässt zu wünschen übrig: Nur 53,8 % der Entscheider bewerten ihn als gut, während fast ein Viertel der Unternehmen ihn selbst als mittelmäßig oder schlecht einstuft. Hinzu kommen strukturelle Probleme – etwa fehlende Automatisierung, veraltete Systeme oder mangelnde Sicherheitskonzepte – die den digitalen Wandel zusätzlich erschweren.

Erfolgsfaktoren der Digitalisierung 

Die nachfolgende Grafik aus der zuvor genannten Studie veranschaulicht deutlich, welche Kernbereiche für erfolgreiches, ortsunabhängiges und digitales Arbeiten entscheidend sind: Effizienzsteigerung, flexible Arbeitsmodelle, sichere Prozesse, Struktur und die Möglichkeit hybrider Arbeitsmodelle. Diese Aspekte bilden die Grundlage für eine nachhaltige digitale Transformation.

Um diese fünf Erfolgsdimensionen – Effizienz, Flexibilität, Sicherheit, Struktur und hybrides Arbeiten – nachhaltig zu erreichen, müssen Unternehmen an mehreren Stellschrauben drehen. Die otris-Studie benennt drei zentrale Handlungsfelder, die über den Erfolg der Digitalisierung entscheiden: digitale Kompetenzen, Firmenkultur, technologische Infratstruktur. 

Digitale Kompetenzen und Kultur 

Mitarbeitende sind der Schlüssel zum Erfolg. Eine offene Lernkultur, kontinuierliche Weiterbildung und digitale Kompetenzen sind dabei entscheidend. Unternehmen, die frühzeitig auf Qualifizierung setzen, können digitale Projekte wesentlich schneller umsetzen.

Digitalisierung ist Chefsache. Führungskräfte müssen nicht nur die Richtung vorgeben, sondern aktiv den Wandel begleiten. Die OTRIS-Studie von otris hebt hervor, dass erfolgreiche Unternehmen eine klare dDigitale Strategie verfolgen und Mitarbeitende frühzeitig einbinden. Führung bedeutet hier vor allem: Transparenz, Kommunikation und Veränderungsbereitschaft fördern.

Technologische Infrastruktur und Prozesse

Ohne moderne IT-Infrastruktur bleibt Digitalisierung ein Papiertiger. Viele KMU hinken bei der Einführung von ERP-Systemen, Cloud-Lösungen oder automatisierten Workflows hinterher. Hinzu kommen oft veraltete Systeme, fehlende Schnittstellen oder unzureichende IT-Sicherheitskonzepte, die die Effizienz weiter ausbremsen.

Unternehmen, die konsequent auf digitale Prozesse setzen, profitieren hingegen nachweislich: Sie arbeiten effizienter, können schneller auf Marktveränderungen reagieren und skalieren ihre Geschäftsmodelle deutlich leichter. Besonders Technologien wie Cloud-Computing, Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) und Prozessautomatisierung sind zentrale Hebel, um Abläufe zu vereinfachen und Ressourcen optimal zu nutzen.

Herausforderungen und Hemmnisse

Trotz des hohen Bewusstseins für die Bedeutung der Digitalisierung kämpfen Unternehmen – insbesondere KMU – weiterhin mit zahlreichen Hürden. Diese lassen sich in drei zentrale Bereiche einteilen:

Fachkräftemangel & Investitionsbedarf

Der digitale Wandel scheitert häufig am fehlenden Personal. IT-Experten, Data Analysts oder Fachkräfte für Prozessautomatisierung sind stark gefragt – und ebenso schwer zu finden. Oftmals ist Fachkräftemangel der Grund, der Unternehmen in ihrer Digitalisierung spürbar bremst.

Viele KMU scheuen die Kosten für digitale Infrastruktur. Cloud-Dienste, Cybersecurity, ERP- oder CRM-Systeme verursachen nicht nur Anschaffungskosten, sondern benötigen auch laufenden Support und Schulungen. Besonders kleinere Betriebe empfinden diese Belastung als Hemmschuh.

Regulatorische Unsicherheiten

Datenschutz, IT-Sicherheit, Compliance – gerade in Deutschland gibt es hohe regulatorische Anforderungen. Unternehmen stehen vor der Herausforderung, digitale Innovationen umzusetzen, ohne gegen komplexe Vorgaben zu verstoßen. Unsicherheit bei der Auslegung von DSGVO, Archivierungspflichten oder IT-Sicherheitsgesetz führen dazu, dass Projekte verzögert oder ganz auf Eis gelegt werden.

Unterstützung bieten Initiativen wie die Plattform Industrie 4.0, die praxisnahe Leitfäden und Handlungsempfehlungen für Unternehmen bereitstellt. 

Handlungsempfehlungen für Unternehmen 

Der Weg zur erfolgreichen Digitalisierung ist kein Geheimnis – er erfordert jedoch strukturiertes Vorgehen. Basierend auf der Studie und weiteren Untersuchungen ergeben sich fünf zentrale Empfehlungen:

Strategische Planung

Digitalisierung braucht eine Roadmap. Unternehmen sollten ihre Ausgangslage bewerten, klare Ziele definieren und konkrete Maßnahmen ableiten. Dabei helfen Fragen wie: 

• Wo sind unsere größten Effizienzpotenziale?
• Welche Prozesse lassen sich automatisieren?
• Welche Technologien benötigen wir?

Technologie ist kein Selbstzweck, aber unverzichtbar. Cloud-Services, Automatisierung, Künstliche Intelligenz oder moderne Dokumentenmanagementsysteme (DMS) sind Werkzeuge, um Prozesse zu beschleunigen und Ressourcen besser zu nutzen. Wichtig: Technik muss zur Unternehmensstrategie passen.

Mitarbeiterentwicklung & Kulturwandel

Digitalisierung ist mehr als Softwareeinführung. Sie erfordert einen Mentalitätswechsel – weg von Silodenken, hin zu offener Zusammenarbeit. Fehlerkultur, Experimentierfreude und Agilität sind Eigenschaften, die Unternehmen stärken.

Ohne digitale Kompetenzen scheitert jede technische Lösung. Weiterbildung muss fester Bestandteil der Unternehmenskultur werden. Schulungen, E-Learnings oder Kooperationen mit Bildungseinrichtungen helfen, Wissen nachhaltig aufzubauen.

Partnerschaften nutzen

Gerade KMU müssen nicht alles alleine stemmen. Der Aufbau von Partnerschaften mit IT-Dienstleistern, spezialisierten Beratern oder Start-ups kann Ressourcenengpässe ausgleichen und frisches Know-how ins Unternehmen holen. Wertvolle Unterstützung für KMU bietet die Plattform Mittelstand-Digital. Sie stellt kostenfreie Leitfäden, praxisnahe Informationen und Qualifizierungsangebote bereit, um Unternehmen bei der Umsetzung ihrer Digitalstrategie zu begleiten.

Fazit: Erfolgreich digital 

Die Digitalisierung ist kein Selbstläufer – aber eine entscheidende Investition in die Zukunftsfähigkeit. Wer strategisch vorgeht, Mitarbeitende einbindet und technologische Grundlagen schafft, sichert sich langfristig Effizienz, Wettbewerbsfähigkeit und Innovationskraft. Besonders KMU profitieren davon, wenn sie die digitalen Herausforderungen aktiv angehen – mit klaren Zielen, der richtigen Infrastruktur und einem kulturellen Wandel im Unternehmen.