Digital statt Papier: Der BriefButler übernimmt den Weg zur Post

Probleme mit der Zustellung und dem Postversand kennt jede:r. Briefe kommen oft nicht an, verschwinden im Sortierprozess oder landen im Nachbarhaus. Zu diesen strukturellen Problemen kommen alltägliche Unwägbarkeiten: ein Umschlag, der im Stiegenhaus liegen bleibt, eine Sendung, die durch Unwetter beschädigt wird oder ein Dokument, das zu Hause den neugierigen Hund erreicht, bevor es der Empfänger oder die Empfängerin tut. Hinzu kommen Aufwände durch weite Wege zur Post, lange Wartezeiten und unflexible Öffnungszeiten.

Gleichzeitig gewinnt die digitale Zustellung an Bedeutung, weil sie viele klassische Fehlerquellen ausschaltet. Genau hier setzt ein innovatives Unternehmen aus Wien an: hpc DUAL zeigt mit der Plattform BriefButler, wie Behördenpost, Rechnungen und Bescheide zuverlässig und rechtsgültig digital übermittelt werden können. Die digitale Postzustellung verhindert verlorene Dokumente, verkürzt Abläufe und schafft jene Nachvollziehbarkeit, die in Verwaltung und Wirtschaft zunehmend erwartet wird.

Ein Klick statt Papierstapel: Post einfach digital empfangen, versenden und ablegen

„Es ist völlig irre, dass man ein digitales Dokument ausdruckt, ins Kuvert steckt, eine Marke draufklebt und es postalisch zustellt“, sagt Josef Schneider, CEO von hpc DUAL, im Gespräch mit KURIER TV. „Die Zustellung von Briefsendungen hat sich in den letzten paar hundert Jahren kaum verändert – außer dass heute nicht mehr Pferde, sondern Autos unterwegs sind.“ Gerade deshalb wirkt der Bruch zur heutigen Praxis so groß: Nahezu alle Schriftstücke entstehen digital. Trotzdem werden sie vielerorts ausgedruckt, gefaltet, kuvertiert und per Post versendet. 

Der BriefButler übernimmt den gesamten Versandprozess. Die Software prüft automatisch, ob ein:e Empfänger:in digital erreichbar ist, stellt Dokumente rechtsgültig elektronisch zu und greift nur dann auf die physische Zustellung zurück, wenn eine digitale Abholung nicht möglich ist. Für Organisationen bedeutet das weniger Aufwand, weniger Fehler und deutlich schnellere Durchlaufzeiten – ganz ohne zusätzlichen Personaleinsatz.

Duale Zustellung: Moderne Prozessketten entlasten

„Drucken, Kuvertieren und Postaufgabe gehören nicht zur Kernkompetenz einer Verwaltung. Das will heute auch niemand mehr machen“, so Schneider. Dass viele Unternehmen und Organisationen dennoch an analogen Abläufen festhalten, liegt weniger an der Überzeugung als an der Tradition und an Arbeitsabläufen, die historisch gewachsen sind. Während Personalressourcen knapper werden und Zustellwege teurer, wächst der Druck, effizientere Strukturen zu schaffen. Genau hier hat die digitale Zustellung einen ihrer größten Effekte: Sie reduziert nicht nur Schritte, sondern entlastet ganze Prozessketten.

Nachhaltig, effizient, sicher: Vorteile der digitalen Postzustellung

Eine Studie zeigt, dass ein digital zugestellter Brief im Durchschnitt rund zwölf Gramm CO₂ verursacht, ein physischer Brief hingegen rund fünfzig Gramm. Die Ersparnis von etwa 76 Prozent ist erheblich – besonders, wenn man bedenkt, dass in Österreich jährlich rund 600 Millionen Briefe verschickt werden. Bereits ein einziger Prozentpunkt digital erreichbarer Empfänger:innen bringt mehrere Millionen Euro Einsparung pro Jahr. 

Ein weiterer Punkt ist die Sicherheit, die in den vergangenen Jahren immer wichtiger geworden ist. „Viele Cyberangriffe beginnen mit korrumpierten Dokumenten, die per Mail verschickt werden. Das kann bei uns nicht passieren, weil die Kommunikation immer zertifikatsbasiert erfolgt“, erklärt Schneider. Konkret bedeutet das, dass Dokumente digital signiert und verschlüsselt übertragen werden. Für Behörden und Unternehmen bleibt damit jederzeit nachvollziehbar, dass ein Dokument echt ist und unterwegs nicht verändert wurde.

Einhellige Erfahrungsberichte: e-Zustellung spart Papier, Kosten, CO₂ und Nerven

Mehrere Einrichtungen berichten, wie sich ihre tägliche Arbeit spürbar verändert hat. Der digitale Versand ersetzt tausende manuell bearbeitete Briefe pro Tag, und Prozesse, die früher Stunden dauerten, laufen nun im Hintergrund. Dass dabei Kosten gesenkt und Fehlerquellen reduziert werden, klingt fast selbstverständlich. Dennoch wird immer wieder vor allem eines betont: die Entlastung der Mitarbeiter:innen. Auch in den Behörden zeigt sich ein ähnlicher Effekt. Die digitale Zustellung sorgt nicht nur für Tempo, sondern auch für einen verlässlichen und sicheren Kommunikationsweg. Manche sprechen von einem Modernisierungsschub, der die Verwaltung näher an die Lebensrealität der Bürger:innen bringt. Zugleich eröffnet die direkte Anbindung an Register und Anwendungen Möglichkeiten, die weit über reine Effizienz hinausreichen.

So einfach versenden Sie Briefe direkt aus Microsoft Word mit BriefButler

Digitale Post aus Österreich: Infrastruktur, Gemeinden und Akzeptanz

„Wir werden nie 100 Prozent digital erreichen, weil es immer Empfängerinnen und Empfänger geben wird, die Dokumente nicht elektronisch empfangen können oder wollen“, bleibt Schneider vorsichtig in seinen Prognosen. „Aber der digitale Anteil steigt rasant.“ Der BriefButler wird vollständig in Österreich entwickelt und betrieben. hpc DUAL beschäftigt rund vierzig Mitarbeitende am Standort Wien und betreibt eigene Rechenzentren im Land. Rund siebzig Prozent aller österreichischen Gemeinden nutzen die Lösung bereits, darunter auch große Verwaltungen wie die Stadt Wien. Die Akzeptanz wächst stetig, und mit ihr die Erwartungshaltung an moderne digitale Kommunikation.

Fazit: Digitale Zustellung bietet strategischen Vorteil

„Es gibt eine gesetzliche Verpflichtung für Unternehmen, elektronisch empfangen zu müssen. Wenn aber ein Unternehmen an eine Behörde einen eingeschriebenen Brief schicken will, muss es diesen weiterhin physisch zustellen. Das wollen wir ändern, und deshalb gibt es, glaube ich, einen klaren Appell an die Bundesregierung, das rasch zu berichtigen“, fordert Schneider. 

Ein Blick auf den praktischen Einsatz zeigt, wie groß das Potenzial tatsächlich ist. Der BriefButler zeigt, dass digitale Zustellung Prozesse nicht nur schneller und sicherer macht, sondern ganze Organisationen entlastet. Weniger Papier, weniger Aufwand, weniger Fehler bedeuten mehr Zeit für Aufgaben mit echtem Mehrwert. Die Frage ist nicht mehr, ob digitale Zustellung kommt, sondern wie schnell Unternehmen und Behörden bereit sind, ihre Kommunikation konsequent zu modernisieren.