Der Unterschied in der Wartung, Instandhaltung und Reparatur als Herausforderung

Zur Beantwortung der Frage lohnt es sich, die oft synonym verwendeten Begriffe näher zu betrachten. Zudem gibt es sinnvolle Möglichkeiten, die Wartungsplanung zu systematisieren.

Wartung und Instandhaltung von Maschinen als Pflichtaufgabe

Warum also sollten sich Verantwortliche mit einem Unterschied Wartung, Instandhaltung und Reparatur beschäftigen? Ob Industrie oder Handwerk, funktionierende Arbeitsmittel sind die Basis für qualitativ hochwertige Arbeit. Maßnahmen der Instandhaltung kosten Zeit und Geld. Dem gegenüber stehen Kosten durch Ausfälle und Verzögerungen. Auch der Wertverlust von Werkzeugen und Maschinen wird mit regelmäßiger Pflege verringert. Eine effektive Wartungsplanung ist daher von besonderer Relevanz. Die sinnvolle Koordination von Terminen kann die Ausfallzeiten auf ein geringeres Maß reduzieren. Das systematische Wartungsmanagement sorgt dafür, dass dennoch keine Termine übersehen werden. 
 

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Dokumentation der durchgeführten Maßnahmen. Prüfergebnisse müssen unter Umständen bei Kontrollen nachgewiesen werden. Verantwortliche können die Einhaltung des Wartungsplans zudem besser überwachen. Aber auch aus betriebswirtschaftlicher Sicht bringt eine lückenlose Historie große Vorteile. Die Kosten-Nutzen-Analyse für den Unterschied Wartung, Instandhaltung und Reparatur lässt sich damit auf einer soliden Datenbasis durchführen. Dadurch können einerseits Maßnahmen der Instandhaltung optimiert werden. Andererseits werden auf diese Weise unrentable Arbeitsmittel einfacher identifizierbar. Gerade auf dem Feld der Predictive Maintenance, also der vorausschauenden Wartung, sind derartige Fakten besonders relevant.  

Definition Wartung, Instandhaltung und Reparatur

Der Unterschied Wartung, Instandhaltung und Reparatur ist von der DIN 31051 umfasst. Darin werden Maßnahmen zum Erhalt des funktionsfähigen Zustands von Arbeitsmitteln vorgegeben.

Gemäß DIN 31051 gliedert sich Instandhaltung in vier große Bereiche:

• Inspektion: Beinhaltet die Erhebung des aktuellen Zustands von Werkzeugen und Maschinen. Es werden bestimmte Prüfpunkte abgearbeitet, die eine Beurteilung des tatsächlichen Zustands erlauben. Hier können auch Erfahrungswerte eine Rolle spielen, aus denen sich empfindliche Komponenten ableiten lassen. Zudem lassen sich Verschleißpunkte genauer definieren und potenzielle Probleme frühzeitig erkennen. 
• Wartung: Damit soll die Abnutzung an Maschinen verringert werden. Es werden Verschleißteile erneuert, bevor Defekte auftreten. Ebenso erfasst ist das Auffüllen von sekundären Betriebsstoffen und das Aufbringen von Schmiermitteln. Im Wesentlichen handelt es sich dabei also um die vorbeugenden Maßnahmen. 
• Instandsetzung: Beschreibt die Reparatur von defekten Elementen. Es geht dabei somit um die Wiederherstellung des funktionsfähigen Zustandes. Eingeschlossen sind auftretende Defekte, aber auch Abnutzungen, die außerhalb des Toleranzbereichs liegen. 
• Verbesserung: Mit dieser Maßnahme wird die Maschine oder Anlage auf den aktuellen Stand gebracht. Es werden also neuere Bauteile ergänzt oder im Austausch für veraltete Elemente eingebaut. Auch Softwareupdates fallen in den Bereich, sofern es sich nicht um reine Fehlerbehebungen handelt. Durch Verbesserungen wird die Lebensdauer von Maschinen unter Umständen erhöht. 

In der Praxis werden die entsprechenden Maßnahmen oft in einem Arbeitsgang durchgeführt. Gerade die Inspektion lässt sich gut mit der Durchführung von Wartungen verbinden. Auch Verbesserungen können dabei vorgenommen werden. Für die Verwaltung macht es dennoch Sinn, die Schritte getrennt voneinander zu betrachten. Dadurch können Einzelmaßnahmen besser gesteuert werden – etwa der präventive Austausch vulnerabler Bauteile. Auch die Auswertung der Rentabilität wird auf diese Weise einfacher. 

Vorbeugende Instandhaltung und zustandsorientierte Instandhaltung

Eine weitere Möglichkeit der Kategorisierung ergibt sich aus der DIN EN 13306. Hier wird die Einteilung nach der Zielrichtung vorgenommen. Die vorbeugende Instandhaltung fokussiert sich auf den Werterhalt und das präventive Verhindern von Defekten. Bauteile werden dabei beispielsweise nach einer bestimmten Nutzungsdauer ausgetauscht. Ebenso umfasst diese Form der Instandhaltung alle Maßnahmen der Wartung. Die zustandsorientierte Instandhaltung beinhaltet hingegen Arbeitsschritte, die sich am aktuellen Zustand der Maschine orientieren. Dieser kann im Rahmen einer regelmäßigen Inspektion erhoben werden. Ebenso aber auch erst dann, wenn Probleme bei der Arbeit mit einer Maschine auftreten.

Auch diese Unterscheidung zur Verfeinerung vom Unterschied Wartung, Instandhaltung und Reparatur ist bei der Organisation nützlich. Arbeitsmittel können beispielsweise nach einer Kosten-Nutzen-Abwägung in einer der beiden Kategorien eingeordnet werden. Sehr hochwertige Maschinen sollten entsprechend eher für die vorbeugende Instandhaltung vorgesehen werden. Bei weniger hochwertigen Arbeitsmitteln wird deren Wert durch den Einsatz von Arbeitsstunden für Wartung schnell überschritten. Hier bietet sich eher eine zustandsorientierte Instandhaltung an. Anhand einer Dokumentation kann aber auch festgestellt werden, dass vorbeugende Maßnahmen die Ausfallhäufigkeit für einen bestimmten Maschinentyp gar nicht senken. In diesem Fall bietet sich möglicherweise eine Umkategorisierung an, die dann Kosten spart.

Unterschied Wartung, Instandhaltung: vorausschauende Wartung als nächste Stufe

Die prädiktive Instandhaltung ist der nächste logische Schritt bei der Optimierung des Wartungsmanagements. Dabei wird versucht, Abnutzung und auftretende Defekte vorherzusagen. So ist es möglich, nur unbedingt notwendige Maßnahmen zu treffen. Dies spart entsprechend Arbeitsstunden, Material und verringert Ausfallzeiten. Gerade beim Einsatz komplexer Fertigungsanlagen findet diese Form der Instandhaltung bereits Anwendung. Sie basiert auf zwei Faktoren:

• Datensammlung: Es werden bereits erhobene Informationen und Erfahrungswerte genutzt. So zum Beispiel Zeiträume oder auch Begleiterscheinungen, die auf künftige Defekte schließen lassen. Dafür kann einerseits die Historie der bisherigen Wartungsmaßnahmen und aufgetretener Defekte Verwendung finden. Zudem auch ein proaktives Monitoring von Zuständen an Maschinen. Daraus lassen sich möglicherweise ebenfalls Indikatoren filtern, die auf einen bevorstehenden Schaden hinweisen. 
• Sensorik: Zustände und äußere Bedingungen werden per IoT-Sensorik beobachtet. Das Monitoring erfolgt dabei interaktiv. Daten können für das Machine Learning (ML) verwendet werden. Zudem werden Kennwerte hinterlegt, bei deren Erreichen Warnungen erfolgen. In besonders sensiblen Bereichen lassen sich auch automatisierte Maßnahmen einrichten. Etwa das Abschalten von Maschinen bei Überhitzung.

Die Vorbereitung auf prädiktive Instandhaltung kann für jedes Unternehmen lohnend sein. Auch wenn die Künstliche Intelligenz (KI) noch nicht in allen Bereichen ausreichend für ein autonomes Wartungsmanagement entwickelt ist, eröffnet sie Chancen. Die Entwicklung auf diesem Feld schreitet schnell voran. Erhobene Daten spielen eine wichtige Rolle, um die KI „trainieren“ zu können. Durch die Vernetzung liegen aber auch in der Gegenwart schon praxistaugliche Anwendungszwecke vor. So lassen sich wiederkehrende Kontrolltätigkeiten bereits automatisieren.

Softwarebasiertes Wartungsmanagement

Es ist naheliegend, dass weder die Sammlung noch die Verarbeitung von Daten für das Wartungsmanagement manuell erfolgen kann. Der Unterschied Wartung, Instandhaltung und Reparatur spielt bei der eingesetzten Software eine untergeordnete Rolle. Sie sollte für alle Kategorien einheitlich anwendbar sein. Neben der Wartungsplanung ist eine wesentliche Anforderung an die Wartungssoftware die Digitalisierung der Dokumentation. Entsprechend hoch sind bei näherer Betrachtung die Anforderung an eine geeignete Anwendung. 

Eine Möglichkeit ist es, für jede Funktion eine separate Software einzusetzen. Dies hat den Vorteil, dass oft bereits im Unternehmen vorhandene Produkte genutzt werden. So kann eine Kalendersoftware Wartungstermine beinhalten und zeitgerechte Meldungen initiieren. Die universelle Tabellenkalkulationssoftware eignet sich auch für die Sammlung von Daten für Arbeitsmittel. Cloudspeicher bietet flexible Ablagemöglichkeiten für Wartungsanleitungen und Protokollen. 

Einen anderen Ansatz verfolgt spezialisierte Wartungssoftware. Diese ist optimiert für die Verwaltung von entsprechenden Terminen. Alle Funktionen rund um die Instandhaltung finden damit ihren Platz in einer Anwendung. Dazu zählen beispielsweise eine grafische Darstellung von Terminen und die Möglichkeit, Benachrichtigungen an Verantwortliche und Dienstleister senden zu lassen. Aber auch Checklisten können hinterlegt werden.

Ganzheitliche Anwendungen sind hingegen eine interessante Möglichkeit, die Anzahl im Unternehmen verwendeter Produkte gering zu halten. Das spart Lizenzkosten. Wichtiger ist allerdings, dass Mitarbeiter nicht mit einer zu großen Anzahl an verschiedenen Programmen überfrachtet werden. Letztlich ist damit ein Aufwand für Administration und Einarbeitung verbunden. Aus diesem Grund ist die ganzheitliche Inventarverwaltung ebenfalls eine sinnvolle Basis in der professionellen Wartungsplanung.

Inventarsoftware als Informationshub

Die Idee einer ganzheitlichen Inventarsoftware ist es, den Bedarf eines Unternehmens rund um die Inventarverwaltung vollständig abzudecken. Dies setzt beispielsweise voraus, dass alle Assets einheitlich erfasst werden können. Dabei darf es keine Rolle spielen, ob es sich um Möbel, Fahrzeuge oder Maschinen handelt. Mit ausreichend flexiblen Kategorien werden beliebige Objekte in der Software verwaltet. Ein weiterer Anspruch ist es, alle Funktionen abzudecken, die dafür notwendig sind. Dazu zählen etwa Zuordnungen zu Standorten und Personen, eine digitale Geräteakte, die jährliche Inventur und die Wartungsplanung. Hier lässt sich ein einheitliches Wartungssystem abbilden, indem Ticketvorlagen für bestimmte Inventartypen erstellt werden. Bei der Registrierung erhält ein Objekt direkt die benötigten Tickets. Durchführung und Protokollierung erfolgen in der Ticketverwaltung. Die Möglichkeit, mehrere Objekte zu einem Verbund zusammenzufassen, sorgt dabei für Übersicht. Verantwortliche können damit für bestimmte Arbeitsbereiche filtern. Wartungsanleitungen, Checklisten und Protokolle lassen sich im Profil des entsprechenden Gegenstands hinterlegen. Dadurch wird die Inventarsoftware zum Informationshub für alle Anforderungen um ein Arbeitsmittel.

Ein Hub ist nur dann effektiv, wenn er gut zu erreichen ist. Mitarbeiter sollten für den Aufruf der Inventarsoftware keine umständlichen Prozeduren ausführen müssen. Dadurch verlieren sie Arbeitszeit. Zudem besteht die Gefahr, dass Eintragungen aus Zeitmangel oder Bequemlichkeit unterbleiben. Das Schweizer Unternehmen Timly setzt daher beispielsweise auf eine cloudbasierte Lösung. Die Bedienung ist dadurch an jedem Arbeitsort möglich, der eine Internetverbindung per WLAN oder Mobilfunknetz bietet. Mitarbeiter wählen sich über eine Web-App am Smartphone ein. Für den Aufruf eines Geräteprofils reicht das Einscannen des QR-Codes am Inventargegenstand. Dadurch stehen Informationen flächendeckend zur Verfügung. Wartungen lassen sich zudem direkt in der App dokumentieren. Ein Nachtragen von Daten im System entfällt somit. 

Einbindungen von Spezialsoftware

Für stark spezialisierte Anwendungsfälle ist allerdings oft eine weitere Software notwendig. Dafür können Branchenstandards oder verwendete Hardware ursächlich sein. Daher ist es wichtig, auf dokumentierte Schnittstellen zu achten. Damit landen wesentliche Informationen letztlich ohne manuelle Einwirkung in der zentralen Anwendung. Über eine REST-API kommunizieren Programme untereinander und tauschen benötigte Daten aus. Dies kann für Einzelfälle skriptbasiert umgesetzt werden. Zudem gibt es vorbereitete Schnittstellen. Als Beispiel dient auch hier die Inventarsoftware von Timly. Neben der generischen REST-API sind dort unter anderem Integrationen für folgende Programme vorgesehen:

• Lansweeper: Die IT-Asset-Management-Software erkennt automatisiert Komponenten in komplexen Netzwerkinfrastrukturen. Zudem scannt sie Rechner und Server auf installierte Software. Die dabei erhobenen Daten lassen sich nahtlos in Timly einfügen. 
• Fluke: Die Messsysteme sind beispielsweise bei der Durchführung der Überprüfung nach der DGUV V3 im Einsatz. Das Ergebnis des besser unter dem Namen E-Check bekannten Pflichttermins wird in Ausgabedateien gespeichert. Diese digitalen Protokolle lassen sich direkt in Timly einlesen. Es werden dadurch die entsprechenden Tickets automatisch geschlossen und neue Tickets für den Folgezeitraum angelegt.
• Beekeeper: Diese App ist für den Einsatz zum Beispiel auf Baustellen oder in herausfordernden Produktionsumgebungen gedacht. Mitarbeiter erhalten damit einen einfachen Zugriff auf verschiedene Informationsplattformen, wie zum Beispiel firmeninterne Messenger oder Informationssysteme. Auch hier kann die Inventarverwaltung von Timly eingebunden werden.

Industrie 4.0 und IoT

Die bereits angesprochene Verwendung von smarten Sensoren ist bereits Teil der sogenannten Industrie 4.0. Gemeint ist damit die professionelle Nutzung des Internet of Things (IoT). Dabei werden Objekte innerhalb eines Arbeitsablaufs miteinander vernetzt. In der Folge kommunizieren die Komponenten autark. So lassen sich gerade serielle Tätigkeiten automatisieren. Etwa, indem Produktionsabschnitte mitteilen, wenn ein Arbeitsschritt vollzogen wurde und eine Folgetätigkeit beginnen kann. Auch Materialbestellungen und Meldungen über Wartungsbedarf werden auf diese Weise ohne menschliche Einwirkung möglich. Professionelle Sensoren lassen sich inzwischen oft ganz einfach nachrüsten. Sie sind optimiert für einen niedrigen Energieverbrauch. Integrierte Batterien ermöglichen eine mehrjährige Nutzungsdauer. Die Einbindung in das Netzwerk kann beispielsweise über Bluetooth-LE oder mittels NB-IoT per LTE-Technik erfolgen. Mögliche Anwendungsfälle sind GPS-Tracker für die Standortfeststellung und die Messung von Laufleistungen. Ebenso werden Füllstände per Sensor überwacht. 

Effizienzsteigerung möglich: Moderne Wartungsplanung vereinfacht Arbeitsabläufe

Der Unterschied Wartung, Instandhaltung und Reparatur hilft bei der Systematisierung von Abläufen. Aufgaben können klar benannt und getrennt voneinander auf ihre Effizienz untersucht werden. Wichtig dafür ist eine gute Datenbasis. Die Wartungsplanung lässt sich zudem mit Software zeitgemäß unterstützen. Informationen liegen bei einer cloudbasierten Umsetzung an jedem Arbeitsort vor. Daten müssen nicht mehrfach in unterschiedlichen Systemen erfasst werden. Das hilft dabei, das Thema Instandhaltung gleichermaßen nachhaltig wie effektiv anzugehen. Notwendige und bewährte Termine werden nicht übersehen. Überflüssige Maßnahmen lassen sich identifizieren und vermeiden. Der Unterschied Wartung, Instandhaltung und Reparatur kann am Ende sogar Kosten sparen.