Mehr Struktur im Unternehmen - diese Vorteile bietet ein gutes Rechnungsprogramm

Man kümmert sich um das Tagesgeschäft mit Kundenanfragen, Produktlieferungen, Verkäufen, Marketingmaßnahmen und so weiter. Was dabei häufig auf der Strecke bleibt, ist die Einrichtung eines ordentlichen Backoffice, über welches die korrekte Rechnungserteilung sowie ein straffes Mahnwesen abgewickelt werden. Nicht selten ist dies ein Risikofaktor für Selbstständige und kleine Unternehmen. Hier geschieht die nötige, aber oftmals lästige Büroarbeit am späten Abend oder dem Wochenende. Im täglichen Geschäft ist dafür einfach keine Zeit. Nicht jeder Unternehmer hat das entsprechende Kapital, um einen Angestellten mit diesen Aufgaben vertraut zu machen. Auch das Privatleben des Selbstständigen kann dadurch leiden, da die Freizeit doch eigentlich für die Familie und Hobbys verfügbar sein sollte, um einen gewissen Ausgleich zum meist stressigen Arbeitsalltag zu haben. Ein professionelles Rechnungsprogramm kann die Lösung für diese Problematik sein. Mithilfe einer speziellen Software ist es möglich, den Überblick zu behalten und einen großen Teil seiner wohlverdienten Freizeit zurückzugewinnen. In diesem Artikel möchten wir Ihnen die Vorteile eines guten Rechnungsprogramms vorstellen.

Überblick und Effizienz mithilfe einer professionellen Software

Angebote, Mahnungen und Rechnungen gehören dazu, wenn man ein Kleinunternehmen betreibt. Ein gutes Rechnungsprogramm hilft dabei, diese einzelnen Komponenten zu strukturieren und gibt Ihnen den nötigen Überblick, damit nichts in Vergessenheit gerät und alles so abläuft, wie es soll. Die Rechnungslegung ist in einem Rechnungsprogramm deutlich vereinfacht und oft sind auch die Speicherung sowie der Rechnungsversand gleich mit integriert, sodass man zusätzlich nicht noch ein Schreib- und E-Mail-Programm benötigt. Das spart Zeit und Nerven, da das Rechnungsprogramm dies ganz automatisch erledigt. Mit einem umfangreichen Programm haben Sie zudem die Option, Angebote in Rechnungen umzuwandeln und die Rechnungen mit einem eigenen Branding zu versehen. Es ist also mit wenigen Klicks möglich, eine Grafik zu integrieren, die die Rechnung mit dem eigenen Logo gleich professioneller erscheinen lässt. Zahlt der Kunde den Rechnungsbetrag dann auch noch online, läuft der komplette Prozess digital ab. Dies erleichtert und optimiert den Büroalltag eines Kleinunternehmers deutlich.

Praktische Vorlagen mit Logo und Kundeninformationen

Jedem engagierten Selbstständigen kann es mal passieren, dass man eine wichtige Angabe auf der Rechnung vergisst. Dadurch hat man später mehr Arbeit, weil man es korrigieren muss. Nutzt man hingegen ein Rechnungsprogramm, kann man ganz einfach mit praktischen Vorlagen arbeiten. Dort befinden sich alle nötigen Angaben, die auf eine korrekte Rechnung gehören und man kann nichts falsch machen. Das Logo der Firma lässt sich einmal auf der Rechnung integrieren und ist dann für alle zukünftigen Rechnungslegungen gespeichert. Ähnlich verhält es sich auch mit Kundeninformationen, welche stets wieder verwendbar als Vorlage in die Rechnung eingefügt werden können. Sich wiederholende Arbeiten werden auf diese Weise umgangen. In Verbindung mit einem CRM, also einem Kundenbeziehungsmanagement, lassen sich dann individuell gewünschte Rechnungen, Angebote oder Begleitschreiben fertigen und versenden. Die Vorgänge im Büro werden dadurch optimiert und in die Rechentechnik des Betriebs verlagert. Das ist nicht nur für Kleinunternehmen praktisch, sondern auch für große Firmen. Zusätzlich zu einem großen Rationalisierungseffekt bringt die Einführung eines Rechnungsprogramms aber auch die Vermeidung menschlicher Fehler mit sich, die bei diesen Abläufen entstehen können.

Deutliche Zeitersparnis durch digitale Abläufe

Neben der Zuverlässigkeit automatisierter Abläufe ist ein weiterer Hauptgrund natürlich die enorme Zeitersparnis, welche sich durch die Nutzung eines Rechnungsprogramms ergibt. Die Automatisierung sorgt dafür, dass viele Arbeitsvorgänge schneller vonstattengehen. Das Buchen, Senden und Verarbeiten von Rechnungen ist somit geradezu gleichzeitig möglich. Es müssen nicht zuerst Unterlagen zusammengesucht werden und potenzielle Fehler werden bereits im Vorfeld vermieden. Als Kleinunternehmer sparen Sie viel Zeit, da Zahlungserinnerungen an Ihre Kunden automatisch versendet werden und Sie kaum Aufwand haben. Dies bedeutet, dass zahlungsrelevante Vorgänge zeitnah erledigt werden können und nicht im Alltagsstress immer wieder aufgeschoben oder sogar gänzlich vergessen werden. Zusammengefasst kann man sagen, dass der Cashflow des Unternehmens optimiert wird und die Liquidität infolgedessen steigt. Der einzige, aber vergleichsweise geringe Aufwand, welchen Sie mit dem Rechnungsprogramm haben, ist die Einrichtung am Anfang. Solange sich danach nichts ändert, versendet das Programm Rechnungen ganz von selbst. Regelmäßige Rechnungslegungen können auf diese Weise pünktlich erfolgen und das menschliche Zutun geht gegen null. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist der, dass Mitarbeiter im Außendienst gleich vor Ort Angebote und Rechnungen mit dem online abrufbaren Rechnungsprogramm erstellen können.

Rechnungslegung und Buchhaltung clever miteinander kombinieren

In einem guten Rechnungsprogramm sind praktischerweise alle gängigen Buchhaltungstools integriert. So ist es möglich, nicht nur Rechnungen mit dem Programm zu verwalten, sondern die Daten auch für die Buchhaltung der Firma zu nutzen und in die Buchhaltungssoftware zu übertragen. Somit lassen sich zwei Systeme miteinander kombinieren, was im Nachhinein viel Arbeit erspart. Wird eine Rechnung beispielsweise als bezahlt gekennzeichnet, ändert sich automatisch der Zahlungsstatus in der Rechnungssoftware. Dies ist ein entscheidender Grund, weshalb Rechnungsprogramme sich in vielen Büros kleiner und mittelständischer Unternehmen großer Beliebtheit erfreuen. Wer jeden Tag viel zu tun hat, sollte sich die Arbeit so weit es geht erleichtern. Muss man sich nicht mehr um diese Aufgaben kümmern, hat man mehr Zeit, sich auf sein Kerngeschäft zu fokussieren und Freiraum, neue profitable Konzepte zu entwickeln sowie die Entwicklung der Firma voranzutreiben.

Durch optimierte Arbeitsvorgänge mehr Umsatz generieren

Ein Rechnungsprogramm bringt zahlreiche Optimierungen mit sich, welche auf lange Sicht dazu führen, dass der Umsatz des Unternehmens gesteigert werden kann. Um detailliert darzustellen, wie lange einzelne Arbeiten oder anderweitige in Rechnung zu stellende Aufwendungen wie Besprechungen gedauert haben, kann man eine integrierte Zeiterfassungsoption nutzen. So kann man diese Aufwendungen auch nach längerer Zeit noch gut nachvollziehen. Weiterhin ist eine Rechnungssoftware auch für die Preisgestaltung vorteilhaft. Sie müssen die Preisänderung Ihrer Services oder Produkte nur an einer zentralen Stelle hinterlegen, welche durch einen kontrollierten Zugang geschützt ist. Haben Sie einen internationalen Kundenkreis, ist es übrigens problemlos möglich, das Angebot in der jeweiligen Währung zu erstellen. Gute Rechnungsprogramme geben Ihnen demnach eine Übersicht über Verpflichtungen mit Rechnungen und Angeboten, optimieren sowie automatisieren Abläufe und verschaffen Ihnen als Selbstständiger mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge in der Firma. Das kann sich nicht nur positiv auf den Umsatz Ihres Unternehmens auswirken, sondern auch auf Ihre Freizeit, die Sie sonst für die Erledigung dieser Bürotätigkeiten genutzt haben.